ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE PROJET (F/H)

Poste

Dans le cadre de la mise en oeuvre de la loi d'orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l'Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l'Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités » . Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d'habitants. En plus des missions initiales d'organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l'aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d'animation du territoire en matière de mobilité. Son objectif majeur est d'offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d'aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d'activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d'investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d'euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise. Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du/ de la Chef(fe) de service, vous serez amené(e)s :

- Assurer ou participer à la réalisation de l'ensemble des travaux administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement du service, selon l'organisation de celui-ci et ses liens avec le reste de la collectivité, - Recueillir et traiter les informations nécessaires à la gestion des missions confiées, - Apporter une aide aux chefs de projet du service Numérique en termes d'organisation personnelle et d'assistance administrative, - Assurer le suivi administratif des opérations portées par le service dans les domaines techniques liés au numérique, - Assurer le suivi administratif des opérations liées aux Plans Pluriannuels d'Investissements (PPI) des différents délégataires en lien avec l'agent chargé de la coordination administrative de ce plan. Il s'agit d'opérations à caractère technique permettant d'assurer la continuité de services des équipements et infrastructures de transport du réseau TCL. ACTIVITES PRINCIPALES 1- Fournir une assistance administrative au sein de l'équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel)- Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations...), - Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers, - Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service, - Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception), - Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces...), - Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides...), - Mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions...), - Mener des relances (auprès d'entreprises, maître d'oeuvre, AMO...) et/ou des contrôles de cohérence des documents fournis en lien avec un responsable, - Contribuer à la préparation et/ou la gestion de dossiers spécifiques, puis assurer le suivi administratif et financier de leur instruction. Il s'agit notamment des différents documents établis par les délégataires ou exploitants dans le cadre du processus de réalisation des différents PPI, - Contribuer à l'établissement et/ou assurer le suivi de conventions (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement...), - Intervenir en appui administratif et financier dans le cadre de projets (suivi des budgets, de l'avancement des livrables, de la conformité des objectifs, des échéances...), 2- Apporter un appui dans le suivi d'exécution technique et financière des marchés - Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED, - Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d'avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT, - Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces...), - Répondre aux sollicitations sur son champ d'intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants...), - Assurer la préparation et la mise en ligne des consultations en procédure adaptées < 90 k€ sur le site des marchés publics et leur gestion, - Participer au suivi budgétaire et financier des activités (prendre part à la mise à jour des documents et tableaux de bord de suivi financier...), - Participer à la procédure de passation des marché (vérification des pièces, saisie...), 3- Préparer et/ou suivre des réunions multi-agendas en fonction des besoins - Consulter les agendas, prendre et organiser les rendez-vous en fonction des priorités, - Gérer toute l'organisation logistique (convocations, préparation du matériel et dossiers...), - Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus de réunions ou instances sur demande. ACTIVITES SECONDAIRES - Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers, - Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants du service en cas de besoin, - Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier), - Organiser les éventuels déplacements (inscription, ordres de mission, réservations, notes de frais...), - Consulter des entreprises pour l'obtention de devis sur demande. Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON - à proximité de la gare Part-Dieu, A savoir :
Nos équipes intègreront de nouveaux locaux à l'horizon du 1er semestre 2027, situés au 94 rue Servient dans le 3ème arrondissement de Lyon, desservis par la ligne T1 (arrêts Part-Dieu Auditorium ou Palais de Justice) ainsi que par la ligne B de Métro (arrêt place Guichard). Ce futur site proposera un mode de fonctionnement dynamique, avec des espaces en open space et un aménagement en flex office. Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT), Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans conditions d'ancienneté, Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d'année, tickets-restaurant, adhésion au Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides...), Poste ouvert aux contractuels : il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique.

Profil

SAVOIR

- Bonne connaissance de l'environnement bureautique et numérique (Word, Excel, Outlook, Berger-Levrault notamment), - Connaissances en matière de marchés et comptabilité publics (réglementation et procédures) relevant d'une entité adjudicatrice, - Maitrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe...), - Maîtrise des procédures administratives et des techniques de traitement de l'information, - Connaissances de l'organisation et du fonctionnement des collectivités locales, - Appétences dans le suivi de dossiers à caractères techniques variés. SAVOIR-ETRE - Qualités de planification, d'organisation et de priorisation, - Polyvalence et adaptabilité (aux interlocuteurs, aux outils...), - Qualités rédactionnelles, - Curiosité et proactivité, - Autonomie, - Discrétion.