Agent.e logistique / accueil - job d'été - h/f

Description entreprise :

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Description du poste :

Sous l’autorité de la Responsable administrative et financière et de l’Assistante en gestion administrative du laboratoire P4 Inserm Jean Mérieux, l’opérateur·trice logistique contribue au bon fonctionnement opérationnel du site.

Le poste s’exerce au sein d’un environnement scientifique à haute sensibilité et à accès réglementé, nécessitant une stricte application des procédures de sûreté et de sécurité.

Accueil téléphonique et orientation

• Assurer le standard téléphonique du laboratoire et du site
• Identifier, qualifier et orienter les appels entrants (France et international)
• Apporter un premier niveau d’information aux interlocuteurs

Gestion des flux logistiques (courrier et colis)

• Réceptionner et contrôler les colis destinés aux équipes du site
• Assurer leur distribution
• Trier, distribuer et expédier le courrier entrant et sortant
• Réaliser les opérations d’affranchissement

Reprographie

• Réaliser les travaux de reproduction de documents à la demande des équipes
• Veiller au bon fonctionnement des équipements de reprographie

Accueil physique des visiteurs

• Accueillir les visiteurs français et étrangers
• Assurer leur orientation dans le respect des procédures d’accès au site
• Garantir un accueil conforme aux standards de qualité du laboratoire

Gestion logistique des espaces

• Gérer les réservations des salles de réunion
• Veiller au bon fonctionnement et à la disponibilité des équipements
• Contribuer à l’organisation des espaces partagés

Contribution aux missions de sûreté du site

• Appliquer les procédures d’accès et de circulation en vigueur
• Participer au respect des règles de sécurité d’un site à accès réglementé
• Signaler toute anomalie ou situation non conforme

Profil recherché :

Connaissances requises

• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Maîtrise des outils de standard téléphonique
• Connaissances des outils bureautiques (Word, Excel)
• Utilisation d’outils de gestion de planning et de réservation
• Notions d’anglais professionnel appréciées

• Capacité à traiter et hiérarchiser des demandes multiples
• Application rigoureuse des consignes et procédures
• Maîtrise des outils bureautiques et de communication

• Sens du service et de l’accueil
• Aisance relationnelle
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Rigueur, organisation et fiabilité

 

• Niveau CAP / BEP administratif ou accueil
• Une première expérience en accueil, standard ou relation usagers est souhaitée