1 ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Vous aspirez à exercer votre métier au sein d’une structure publique territoriale, porteuse de
valeurs fortes, tout en recherchant un sentiment d’être utile à la collectivité ?

Alors rejoignez la Métropole de Lyon ! Ses 9600 collaborateurs contribuent aux politiques
publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 millions d’habitants - et du
territoire.

En intégrant la direction ressources de la délégation transition environnementale et énergétique de la Métropole de Lyon et, sous l’autorité de sa directrice, vous êtes chargé :
- d'apporter une assistance administrative à la directrice ressources, ainsi qu’aux responsables de service et unités de la Direction,
- de les accompagner dans les aspects logistiques pour assurer toute démarche et d’assurer l’interface avec leurs équipes,
- d’assurer l’interface entre les équipes de la Direction & les services des Ressources Humaines
: 1er niveau de réponse, relais d’information, collecte et diffusion d’information.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS:
Au titre de l’assistance à la directrice ressources, ainsi qu’aux responsables de service et unités de la Direction :
- assurer une assistance administrative,
- participer à la gestion des agendas,
- organiser des réunions et séminaires,
- rédiger des convocations, ordre du jour, compte-rendu,
- contribuer à la gestion du courrier,
- assurer l’archivage et le classement de documents,
- participer à l’accueil physique et téléphonique ; filtrer, aiguiller, renseigner et accueillir,
- gérer les ordres et frais de mission,
- gérer des commandes de fournitures administratives, suivi des stocks,
- préparer la logistique de réunions : invitation des participants, mise en forme et cohérence
des documents présentés (ordre du jour, supports de réunions), rédiger les comptes rendus le
cas échéant.

Au titre de l’interface avec les services ressources humaines (missions d'antenne de gestion RH) pour une partie de la Direction ressources :
- donner les premiers renseignements en relais de la RH, notamment sur les absences,
- suivre les interruptions et reprises de service,
- préparer l’accueil des nouveaux arrivants (logistique, matériel et physique),
- collecter les documents et assurer leur diffusion (bulletins de paie, SFT, bons de noël, justificatifs de transport domicile/travail, entretiens d'évaluation, attestations de mutuelle labellisée, ...),
- participer aux réunions RH trimestrielles (réseau antennes de gestion DTEE) et diffuser les informations dans le service,
- être le relais d’information auprès de la RH sur toute situation qui le nécessite.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Immeuble le Triangle, 117 boulevard Vivier Merle, 69003 Lyon
- temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT).

Profils recherchés

VOTRE PROFIL:
Vous êtes le candidat que nous recherchons, si vous savez :
- améliorer la présentation d’un document,
- accueillir, communiquer, informer, dialoguer, transmettre un message,
- organiser et planifier votre travail
- comprendre et analyser une question, une demande, une consigne,
- respecter des procédures et des délais,
- utiliser les outils bureautiques et les applications métiers : Word, Excel, Powerpoint, Tempro, et GECO (et idéalement Grand Angle, pour les services faits).

Vous représentez également le candidat idéal, si vous possédez les aptitudes suivantes :
- capacités rédactionnelles et relationnelles,
- capacité d’initiative et d’autonomie,
- rigueur, précision et méthode,
- force de proposition pour améliorer/fluidifier/faciliter le bon fonctionnement de la vie administrative de la direction,
- dynamisme et réactivité,
- goût du travail en équipe et en réseau,
- rendre compte,
- capacité à se former et à entretenir ses connaissances,
- capacités d’adaptation et d’organisation, gestion des priorités.

Pourquoi rejoindre la Métropole:
- accès facile et à proximité immédiate de la gare Part-Dieu, ainsi que des lignes de Tramway T4, métro B et bus C7.
- tickets restaurant d'un montant de 8.50€,
- possibilité de télétravail 1 à 2 jours par semaine, après accord du manager,
- accès à une offre de formation variée,
- accès aux offres du comité social du personnel dès un mois d'ancienneté.