ASSISTANT FONCIER (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Funéraire

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Rattaché à la Direction des Ressources, le Service Affaires Générales est structuré autour de 3 pôles pour gérer les missions juridiques (gestion des assemblées délibérantes, analyses juridiques sur les différents domaines d’action de SYTRAL Mobilités, sujets liés à la propriété intellectuelle), les missions liées au droit de l’aménagement permettant la mise en œuvre des projets de lignes de transports (questions foncières, conventions diverses liées aux projets comme les CTMO…), les moyens généraux (gestion du bâtiment du siège, accès au pool de véhicules, courrier…) ainsi que la communication interne.

Missions / conditions d'exercice

Au sein du Pôle foncier et droit de l'aménagement (composé de 10 agents), vous serez amené(e) à :

Assurer ou participer à la réalisation de l’ensemble des travaux administratifs et financiers nécessaires au bon fonctionnement du pôle,
Recueillir et traiter les informations nécessaires à la gestion des missions confiées.

ACTIVITES PRINCIPALES

1- Fournir une assistance administrative au sein de l’équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel),

Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations…),
Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers,
Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service,
Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception),
Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces…),
Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides…),
Mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions…),
Mener des relances (auprès d’entreprises, maître d’œuvre, AMO…) et/ou des contrôles de cohérence des documents fournis en lien avec un responsable,
Contribuer à l’établissement et/ou assurer le suivi de conventions (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement…),
Intervenir en appui administratif et financier dans le cadre de projets (suivi des budgets, de l’avancement des livrables, de la conformité des objectifs, des échéances…),

2- Apporter un appui dans le suivi d’exécution technique et financière des marchés,

Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED,
Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d’avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT,
Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces…),
Répondre aux sollicitations sur son champ d’intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants…),
Participer au suivi budgétaire et financier des activités (suivre la facturation…),
Renseigner les documents budgétaires (budget primitif, décisions modificatives…), sur la base des éléments fournis,
Participer à la procédure de passation des marché (vérification des pièces, saisie…),

3- Préparer et/ou suivre des réunions multi-agendas en fonction des besoins,

Consulter les agendas, prendre et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
Gérer toute l’organisation logistique (convocations, préparation du matériel et dossiers…),
Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus de réunions ou instances sur demande.

ACTIVITES SECONDAIRES

Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers,
Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants du service en cas de besoin,
Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier),
Participer à des groupes de travail sur les outils et procédure internes,
Organiser les éventuels déplacements (inscription, ordres de mission, réservations, notes de frais…),
Consulter des entreprises pour l’obtention de devis sur demande.

Profils recherchés

Savoir

Bonne connaissance de l'environnement bureautique et numérique (Word, Excel, Outlook, Berger-Levrault notamment),
Connaissances dans le domaine foncier fortement appréciées,
Maitrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe…),
Maîtrise des procédures administratives et des techniques de traitement de l'information,
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales,

Savoir-être

Qualités de planification, d’organisation et de priorisation,
Polyvalence et adaptabilité (aux interlocuteurs, aux outils…),
Qualités rédactionnelles,
Curiosité et proactivité,
Autonomie,
Discrétion.

Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON – à proximité de la gare Part-Dieu

Nos équipes intègreront de nouveaux locaux à l’horizon du 1er semestre 2027, situés au 94 rue Servient dans le 3ème arrondissement de Lyon, desservis par la ligne T1 (arrêts Part-Dieu Auditorium ou Palais de Justice) ainsi que par la ligne B de Métro (arrêt place Guichard). Ce futur site proposera un mode de fonctionnement dynamique, avec des espaces en open space et un aménagement en flex office.

Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT) - CDD d'un AN.

Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans conditions d'ancienneté

Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d’année, tickets restaurant, adhésion au Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides…)