Agent de gestion administrative F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de la Régulation Urbaine (DRU) composée de 37 agents, contribue à l’amélioration de l’environnement urbain. Cette direction a pour missions les arrêtés d’Occupation Temporaire de l’Espace Public, la fourrière municipale, les objets trouvés, et les Recours Administratifs Préalables Obligatoires contre les Forfaits Post-Stationnement.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité de l’instructeur du pôle réservation d’emplacement et régisseur de l’occupation temporaire de l’espace public, vous êtes chargé(e) de :

Accueil et relation avec les usagers et partenaires :
Assurer l’accueil physique et téléphonique, répondre aux demandes et orienter les interlocuteurs.

Gestion administrative des arrêtés :
Traiter les arrêtés de circulation et de stationnement pour le stationnement temporaire de véhicules.
Prendre en charge l’instruction de ces dossiers en cas d’absence de l’instructeur régisseur.
Gérer les arrêtés liés aux travaux sur voirie.

Tenue comptable :
Assurer la gestion comptable quotidienne de la régie.

Profils recherchés

Accueil et relation avec les usagers et partenaires :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, entreprises et organisateurs.
- Identifier et gérer les demandes en évaluant leur degré d’urgence.
- Adapter le mode relationnel selon le public et la situation.
- Rechercher et mettre en relation les correspondants appropriés.
- Travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes.

Instruction des dossiers et gestion administrative :
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives.
- Instruire les demandes de réservation d’emplacements (déménagements, livraisons, etc.) en l’absence du régisseur instructeur.
- Rédiger et saisir des arrêtés de circulation et de stationnement.
- Assurer la frappe et l’envoi de courriers, courriels et autres documents.
- Enregistrer et suivre les dossiers administratifs.
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre.

Gestion documentaire :
- Organiser le tri, classement et archivage des dossiers et documents (arrêtés, avis).
- Mettre à jour les tableaux d’archivage.
- Respecter les procédures d’archivage.

Suivi d’activité :
- Tenir à jour les documents de suivi d’activité.
- Participer aux réunions, prendre des notes et établir des comptes rendus.
- Rendre compte à la hiérarchie.
- Gestion comptable de la régie :
- Suivre et tenir à jour une régie d’avances et recettes quotidiennes.
- Effectuer un suivi régulier avec les services de la trésorerie.
- Manipuler les différents modes de paiement et d’encaissement.

Connaissances :
- Aisance à l’oral : Vous savez adapter votre communication en fonction des différents publics.
- Expression écrite : Vous êtes en capacité de répondre clairement et efficacement par écrit à vos interlocuteurs.
- Informatique : Bonne maîtrise de la suite Office et de la messagerie Outlook.
- Comptabilité : Notions de base en comptabilité.
- Régie financière : Connaissance du fonctionnement d’une régie d’avances et de recettes.