Chargé.e concours examens musique et danse, administratif et évènementiel

Secteur

Etablissement d'enseignement supérieur / Fonction Publique d'Etat / Ministère de la Culture

Description de l'entreprise/de l'organisme

Le Conservatoire national supérieur musique et danse de Lyon est un établissement public administratif placé sous tutelle du ministère de la Culture. Lieu de formation et de création, le Conservatoire national supérieur musique et danse de Lyon forme les talents de demain : une grande école d’excellence et d’innovation à l’écoute des artistes étudiants musiciens et danseurs dans leur aventure d’apprentissage de la scène, de la médiation et de l'enseignement. Le conservatoire est adossé au schéma européen du cursus sur le modèle LMD (Licence-Master-Doctorat). Il compte plus de 600 étudiants inscrits répartis entre différentes formations : musiciens, danseurs et formation à l’enseignement musique et danse. Il est composé de 190 enseignants et de 70 personnels administratifs et techniques.

Le service des études, sous la direction de la cheffe de service des études qui encadre et coordonne une équipe de quatorze personnes. Ce service est organisé en deux pôles : « concours – examens » et « formations et recherche » et a en charge la mise en œuvre, le suivi et l'expertise de l'ensemble des procédures qui conduisent à la délivrance des diplômes des apprenants du conservatoire. Il organise le recrutement des étudiants (concours d’entrée) et les examens (dont récitals de fin de cycle). Il participe à la mise en œuvre du projet d'établissement en matière de scolarité et s’assure de sa modélisation sur logiciel informatique. Il participe à l'élaboration et au développement de l'offre de formation de l’établissement : formation initiale, VAE, formation continue.
Il s’attache à prendre en compte des situations individuelles et collectives des étudiants : vie étudiante dont la santé notamment, accueil des étudiants étrangers inscrits au CNSMDL, mise en œuvre de la charte éthique pour les étudiants.

Description du poste

2 postes permanents ouvert à tout public. Catégorie B de la fonction publique d'état - détachement possible de la territoriale ou ouvert aux contractuels (non fonctionnaires) via un CDD renouvelable et reconductible en CDI après 6 ans.

Au sein du Service des études du CNSMD Lyon (15 personnes) composé de 2 pôles : le pôle formations- recherche et le pôle Concours - examens. Sous l’autorité de l’Adjointe concours examens, au sein du pôle Concours examens (composé d’une équipe de 4 chargés concours examens, répartis par disciplines artistiques, musique et/ou danse), l’agent.e aura pour mission principale l’organisation d’un portefeuille de concours et d’examens, dont il est le référent.e.
Le poste implique une forte capacité d’organisation, de coordination et de gestion simultanée de dossiers, dans un environnement rythmé par des échéances contraintes et une forte saisonnalité d’activité. Il/elle est un interlocuteur identifié des candidats, étudiants, jurys, enseignants et partenaires internes et externes.
• Gestion administrative et logistique d’un portefeuille de concours et examens
Types d’évènements : Concours d’entrée, examens intermédiaires et de fin d’études devant jury
• Spécificités selon le portefeuille confié

Poste 1 : Portefeuille musique :
- Coordination des concours et examens des disciplines musicales
- Suivi des programmes artistiques et des partitions
- Coordination des besoins techniques spécifiques aux épreuves musicales

Poste 2 : Portefeuille enseignement danse/musique et DNSPD :
- Coordination des concours d’entrée et examens (DNSPD, DE musique, CA musique et danse)
- Gestion des stages et évaluations terminales en situation professionnelle
- Organisation des soutenances de recherche (CA danse)
- Coordination des jurys, tuteurs et conseillers pédagogiques
- Suivi administratif des conventions de stage et des frais associés

• Gestion et suivi administratif et logistique des candidatures aux concours d’entrée :
o Information et accompagnement des candidats
o Analyse des pièces fournies et validation des dossiers d’inscription
o Suivi de l’avancement des candidatures, des désistements et du respect des règles des concours d’entrée (échéance pour attester du niveau de maîtrise de la langue française, diplômes attendus, décompte des candidatures, etc.)
o Organisation logistique des concours
o Echanges avec les candidats tout au long des procédures
o Transmission de documents (convocation aux épreuves, attestation d’inscription, etc.)
o Suivi opérationnel des concours et des candidatures via les applications dédiées (Cadence concours et Muvac)
o Paramétrage de Muvac
o Remontées auprès du prestataire de maintenance des applications en cas de dysfonctionnement et suivi du traitement

• Gestion et suivi administratif et logistique des examens :
o Information et accompagnement des étudiants
o Organisation logistique des examens
o Echanges avec les étudiants tout au long des procédures
o Etablissement et transmission des ordres de passage

• Suivi opérationnel et logistique des jurys lors des concours et examens :
o Organisation et coordination des jurys (convocations, lettres d’engagement, gestion des frais de mission et déplacements, accueil le jour J) – environ une centaine de jury par an
o Organisation des repas des jurys (repas sur site et plateaux repas) en lien avec le déroulement des épreuves et le planning des concours et examens
o Organisation et mise en place de la signalétique spécifique
o Accueil et accompagnement des jurés, appariteur·rices, candidats et étudiants le jour J

• Organisation et coordination des concours d’entrées et examens :
o Elaboration du planning détaillé de chaque événement en concertation avec les différents intervenants et dans le cadre du planning général défini par l’adjointe concours-examen
o Suivi opérationnel, notamment en présentiel le jour J
o Coordination des intervenants, notamment les accompagnateurs
o Coordination avec le pôle formations et recherche, les services internes (médiathèque, patrimoine, communication, accueil, RH, restauration…) et les prestataires externes (hôtels, restaurants, etc…)
o Evaluation des besoins techniques et matériels en lien avec les services de la régie et le service patrimoine
o Réservation des salles de chauffe via le logiciel Asimut et finalisation des réservations des salles de concours et examens une fois les ordres de passage finalisés
o Participation à l'information et à la formation des agents recrutés en appui (ouvreurs-appariteurs…)
o Référent pour les appariteurs les jours de concours

• Préparation des documents liés au bon déroulement des concours et examens :
o Recueil et publication des programmes en lien avec les étudiants, les professeurs, le service communication et la médiathèque
o Constitution des dossiers candidats et étudiants
o Recueil des partitions
o Préparation des supports nécessaires au déroulement des épreuves
o Rédaction des procès-verbaux et publication des résultats

• Participation à l’élaboration et aux mises à jour de documents supports à destination interne ou externe en lien avec les activités du pôle (procédures internes, supports de réunion, documents d'information à destination des candidats, membres de jurys, comités d’experts, etc.).

• Participation aux réunions hebdomadaires du pôle concours et examens et aux réunions mensuelles du service

• Traitement des dossiers d’inscription administrative (appui en période de rentrée)
o Gestion et suivi des dossiers administratifs des étudiants en lien avec les outils de gestion du service, contrôle des dossiers, vérification et mise à jour
o Suivi des paiement liés (suivi des situations individuelles)
o Gestion des relances auprès des étudiants
o Interface avec les plateformes nationales étudiantes (CVEC, CROUS, etc.) pour les déclarations, les vérifications de situation et le suivi

• Contribution à l’amélioration continue de la vie du service :
o Propositions d’amélioration
o Participation à l’évolution des supports et outils

• Appui ponctuel aux agents du pôle en cas d’autres besoins et toutes tâches contribuant à la continuité et la bonne marche du service.
Ces missions pourront être adaptées en fonction des évolutions du service.

Liaison hiérarchique : sous l’autorité de l’adjointe à la cheffe du service des études - concours/examens.
Liaisons fonctionnelles : les missions de la personne sont effectuées en liaison avec les directrices des études, les enseignants, responsables de pôles/délégués, les chargées de scolarité et de concours-examens ainsi qu'avec l’ensemble des services administratifs et techniques et les groupes d’utilisateurs

Description du profil recherché

Compétences techniques :
Excellente maîtrise du pack Office (Word, Excel) : utilisation fluide des tableaux croisés dynamiques appréciée, aisance et appétence pour informatique et numérique (utilisation de Cadence, base de gestion des concours, examens et scolarité), aisance sur le web et sur ses outils
Anglais apprécié pour le contact avec les candidats étrangers

Savoir-faire :
- Savoir s’adapter et participer au changement et imprévus ;
- Maîtriser les délais et savoir anticiper, savoir organiser son activité et hiérarchiser les tâches en tenant compte des contraintes et des échéances
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir détecter les anomalies et alerter sur les situations à risques
- Avoir l’esprit de synthèse et savoir rédiger
- Autonomie

Savoir-être
- Excellentes qualités relationnelles et sens de la communication avec des interlocuteurs variés (candidats, étudiants, enseignants, accompagnateurs, jurys, présidents de jurys, etc…)
- Sens de l'organisation, aptitude à la polyvalence et rigueur, disponibilité et sens de l’écoute, discrétion, diplomatie.

Description de l'expérience recherchée

Expérience sur des missions similaire. Idéalement, expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur