Chargé(e) de Gestion Documentaire & SI Documentaire (H/F)

À propos de nous Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités... Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités. Mission Dans le cadre de la structuration et de l'optimisation de son système documentaire, vous interviendrez dans un contexte de transformation avec le déploiement d'une solution GED basée sur M-Files, en lien avec les équipes métiers et SI. Appui à la mise en œuvre des périmètres documentaires :

• Collecte et formalisation des besoins, préparation et animation d'ateliers
• Rédaction de Cahier des Charges
• Contribution aux recettes : réalisation des opérations de recettes MOA

Appui à la reprise documentaire :

• Appuyer les métiers pour identifier et qualifier les fonds à reprendre
• Contribution au chantier de reprise des données
• Traitement de fonds documentaires à intégrer

Appui en phase de cadrage, consultation, contractualisation pour la mise en œuvre d'un nouvel outil :

• Collecte et formalisation des besoins, préparation et animation d'ateliers, description/formalisation de cas d'usages métiers
• Etude de marché de solutions
• Participation aux auditions, analyse des offres
• Contribution au déploiement : préparation, planification, vérification, assistance
• Contribution à la conception : participation ateliers, rédaction des livrables (CR d'ateliers, dossier de conception/SFD, dossier de paramétrage)

Appui à la généralisation de l'usage des outils :

• Appui à la construction et à la réalisation du plan de déploiement des périmètres documentaires réalisés (phase BUILD) pour passer en phase RUN
• Suivi du plan de déploiement

Appui à la conduite du changement :

• Cadrage et définition du plan d'accompagnement
• Réalisation de supports de communication, de formation pour faciliter la prise en main de la solution
• Actions d'accompagnement (distanciel ou sur site)

Suivi des évolutions des applications du SI documentaire : • Suivre et communiquer sur les évolutions du SI documentaire en production Appui aux projets de dématérialisation : • Appui au métier pour dématérialiser et optimiser leur processus documentaire Appui au pilotage de projet / direction de programme :

• Suivi du planning et du budget
• Maîtrise des risques
• Participation de réunions (préparation de supports de réunions, rédaction de comptes-rendus)

Appui aux Directions pour décliner leur organisation documentaire (déploiement de la gouvernance) : ‐- Rédaction de documents décrivant l'organisation, intégration des processus documentaires dans les processus métiers • Rédaction de documents types (kit) pour formaliser des besoins Profil

• Formation Bac+3 à Bac+5 en gestion documentaire, systèmes d'information, gestion de projet ou équivalent ;
• Expérience en gestion documentaire et/ou déploiement de SI documentaire (GED) ;
• Connaissance des problématiques de cycle de vie documentaire, référentiels et gouvernance ;
• Une expérience sur M-Files ou une GED équivalente est un plus ;
• Appétence pour les environnements projets et les transformations SI.

Compétences clés :

• Gestion documentaire et gouvernance de l'information ;
• Déploiement et accompagnement d'outils SI (GED) ;
• Conduite du changement ;
• Analyse et structuration des besoins métiers ;
• Capacité de synthèse et de reporting ;
• Aisance relationnelle et travail transversal.