Gestionnaire administratif et financier - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

MISSIONS :

Au sein du bureau de suivi des finances, vous serez en charger de : 

• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

 

ACTIVITES :

Activités principales

• Assurer les opérations de gestion financière et budgétaire : engagement, liquidation, mandatement
• Instruire les dossiers en vérifiant leur conformité juridique, administrative et financière et en assurer le suivi
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Accuser réception et traiter les demandes d’achat et les ordres de mission
• Assurer l’exécution budgétaire et le suivi des conventions fléchées
• Suivre les crédits par type de dépenses, par département de formation et par convention
• Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières dans le cadre des contrats
• Alimenter et exploiter des tableaux de bord ; réaliser des extractions à partir des systèmes d’information
• Saisir et mettre à jour les bases de données de gestion (administrative, financière, RH)
• Instruire les dossiers de rémunération des vacataires et assurer le suivi des transmissions RH

Activités secondaires

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, informer et orienter les interlocuteurs
• Organiser les stages de terrain
• Assurer la gestion et la traçabilité du courrier
• Saisir, mettre en forme et diffuser des documents administratifs
• Traiter et diffuser les informations relatives au fonctionnement de l’unité
• Répondre aux demandes d’information des services internes et des partenaires externes
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et comptables
• Assurer le suivi de l’inventaire (entrées et sorties)
• Contribuer à l’alimentation et au suivi des bases de données du domaine d’intervention
• Assurer une veille réglementaire dans son domaine d’activité

Profil recherché :

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Connaissance des finances publiques, comptabilité et gestion budgétaire
• Connaissance des systèmes d’information budgétaires et financiers
• Connaissance sur les marchés publics
• Notions de gestion des vacataires
• Environnement administratif et réseaux professionnels
• Maitrise de la langue anglaise (niveau A1–A2)

Savoir-faire opérationnels

• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers
• Gérer, classer et archiver les documents
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
• Appliquer les règles budgétaires et comptables (dépenses/recettes)
• Suivre et rendre compte de son activité
• Travailler en équipe et gérer les priorités dans un cadre contraint

Savoir Être

• Rigueur et fiabilité
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens du relationnel
• Confidentialité
• Autonomie et sens des responsabilités
• Adaptabilité et polyvalence