Assistant(e) de direction - Direction Administrative et Financière
- Assurer les actes administratifs relatifs aux activités de la direction en optimisant la qualité de service ;
- Assurer la gestion technique de l'ensemble des activités spécifiques à la Direction Administrative et financière (exemples : taxes foncières et d'habitation, redevances spéciales ) ;
- Assurer l'interface et la coordination administrative des dossiers de subventions d'exploitation, en lien avec plusieurs services en interne Fondation, ainsi qu'avec les services de l'état ;
- Assister la direction dans le traitement partiel ou complet de certains dossiers ;
- Evoluer dans un collectif d'Assistant(e)s dans une logique de continuité de service ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs de la direction.
- Rémunération : à négocier selon expérience et selon grille des rémunérations.
- Avantages : 13e mois et prime d'objectifs selon accord collectif d'entreprise pouvant aller jusqu'à un mois de salaire supplémentaire, prime SEGUR de 238€ brut ( 183€ net), carte tickets restaurants, mutuelle d'entreprise, prévoyance, télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine à l'issue de la période d'essai.
- Gestion des priorités : capacité à arbitrer, organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
- Planification et coordination : gestion d'agendas complexes, organisation de réunions, comités, déplacements ;
- Rigueur administrative : suivi des échéances, conformité des documents, archivage structuré ;
- Gestion de projets : participation à la préparation et au suivi de projets transverses.
- Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs : Excel avancé (tableaux croisés, formules), Word, PowerPoint, partage de documents type SharePoint ;
- Connaissance des processus financiers : facturation, budgets, notes de frais, validation des engagements ;
- Compréhension des documents comptables : bilans, comptes de résultat, tableaux de bord (même à un niveau non expert) ;
- Utilisation d'ERP ou logiciels financiers ;
- Rédaction professionnelle : comptes rendus, notes internes, courriers, synthèses ;
- Gestion documentaire : mise à jour de procédures, suivi des contrats, gestion des signatures ;
- Veille réglementaire : suivi des obligations administratives et financières (selon le périmètre confié).
- Rigueur ;
- Capacité à travailler en transverse ;
- Aisance relationnelle ;
- Capacité à prendre un rôle de facilitateur ;
- Capacité à appréhender de nouveaux outils et modes de faire (dématérialisation, nouveaux outils collaboratifs).
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