Assistant(e) administratif(ve) H/F

Notre mission : rendre accessibles tous les savoirs essentiels du XXI siècle, grâce au numérique et à l’IA.

Leader des solutions digitales pour l’éducation et la formation, le Groupe Voltaire est un acteur engagé dans la transition éducative. Dans un monde bouleversé par les IA génératives, nous aidons chacun à mieux apprendre, mieux s’exprimer et développer son esprit critique.

Le Groupe Voltaire, en quelques mots :

• Une entreprise 100 % lyonnaise (Vaise)
• Active depuis 2005 auprès de tous les francophones
• 140 collaborateurs passionnés
• Moyenne d’âge : 37 ans

Poste:

Rattaché(e) aux Services généraux, vous jouerez un rôle clé dans la transmission des informations et vous interviendrez de manière transverse sur la partie administrative de différents services

Voici les missions qui vous seront confiées :

Missions liées à l’accueil :

• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques du standard
• Gérer les requêtes du pôle Accueil sur notre CRM, les qualifier et les transférer aux équipes concernées
• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques du standard
• Réception, tri du courrier et des colis
• Gérer les espaces de vie de l’entreprise
• Maintien d’un registre des badges d’accès visiteurs
• Accueillir physiquement les visiteurs
• Mettre à jour les tableaux récapitulatifs des insatisfactions clients

Missions administratives transverses :

• Traitement des commandes des équipes commerciales : contrôle des documents reçus, mise à jour des comptes clients, paramétrage des plateformes d’entraînement, création et livraison des accès aux apprenants
• Préparation et envoi des dossiers de formation à la comptabilité pour facturation
• Réalisation de reportings pour les clients
• Traitement des résiliations
• Être un appui administratif en matière de RSE et pour la Fondation Voltaire

À cela peuvent se greffer d’autres missions. Vous devez anticiper d’éventuels dysfonctionnements, en donnant des indications sur le fonctionnement de la formation et sur le rétroplanning.

Vous pouvez aussi travailler en direct avec certains clients ayant besoin d’une assistance.

La nature même des missions (accueil physique, gestion immédiate des demandes et accompagnement sur site) rend indispensable une présence physique quotidienne dans les locaux.

Profil:

Assistant(e) administratif(ve) avec une solide expérience en gestion et support administratifs.

Ce poste requiert polyvalence, rigueur et discrétion.

Vous maîtrisez les outils bureautiques de base de MS365 et savez rapidement monter en compétences sur un CRM et des App internes.

Autres informations:

Pourquoi postuler au Projet Voltaire ?

• Rémunération motivante
• Prime de participation, prime de vacances
• Mutuelle, RTT et carte titres-restaurant Swile
• Formations e-learning et internes
• Engagement RSE structuré autour de la diversité, du développement durable et de la qualité de vie au travail

La bonne ambiance, la cohésion et l’autonomie font partie de notre ADN !

Envie d’en savoir plus sur nos métiers et nos valeurs ? Visitez le site du Groupe Voltaire .

Nos postes sont ouverts, à compétences équivalentes, aux personnes en situation de handicap.