Assistant de direction H/F du Pôle de Médecine et des Services de Gériatrie

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés.
LE POSTE :
DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION :
Placé sous la responsabilité du directeur référent, l'Assistant de direction appuie le directeur dans ses missions. Il accomplit toutes les missions liées à un secrétariat de direction et concourt à l'organisation de l'activité de la gouvernance du PAM et des services de gériatrie (organisation de réunion, gestion des instances, suivi de dossiers). Il soutient le quatuor du pôle Spécialités Médicales (chef de pôle, cadre administratif, cadre supérieur de santé, directeur) ainsi que les chefs de service, la cadre supérieure de santé et la cadre administrative des secteurs de gériatrie. Membre à part entière de la gouvernance de ces secteurs, il contribue à ses différentes missions. Il peut se voir confier des dossiers en propre, ou être en appui. Il participe notamment à la gestion de projet et à la relation avec les partenaires internes et externes aux HCL.

DOMAINES D'ACTIVITE :
Les missions principales sont :
Assister le directeur référent dans ses missions et assurer son secrétariat
Assister le quatuor du pôle Spécialités Médicales dans ses missions du quotidien : directeur référent, chef de pôle, cadre administratif et cadre supérieur de santé
Assister les chefs de service, la cadre supérieure de santé et la cadre administrative des secteurs de gériatrie dans leurs missions de gouvernance
Coordonner la vie institutionnelle du pôle et des services de gériatrie : organisation des différents temps (Quatuor, bureaux de pôle, réunion de service, réunions de suivi pavillon K, T, DIRMED de Charpennes, communications, etc.), préparation des ordres du jours, suivi des dossiers et des documents nécessaires
Assurer le suivi de missions transversales pour le pôle et les services de gériatrie (revue de projet, suivi RH, suivi du capacitaire, répartition des locaux tertiaire, etc.)
Produire, actualiser et organiser les documents administratifs et support du pôle et des services de gériatrie (courrier, procédures, support de présentation, synthèse)
PRINCIPALES TÂCHES DU POSTE
Gestion du secrétariat de direction (gestion de l'agenda, traitement des appels téléphoniques, traitement du courrier de la Direction, en lien avec le vaguemestre et l'AMA référente à Charpennes, suivi de la diffusion des tours de garde, en lien avec le secrétariat de la Direction Générale, accueil des interlocuteurs, diffusion de notes, suivi des parapheurs)
Organisation, planification et préparation des réunions : planification de la date, réservation de locaux, suivi des participants, convocations, préparation des ordres du jour, des dossiers et des supports de présentation.
Suivi des dossiers du directeur référent
Préparation des quatuors de pôle et mise à jour du tableau de bord
Préparation des points de suivi mensuels des pavillons K, T, des DIRMED de Charpennes et des points liés à l'I-VIE
Rédaction et actualisation de documents administratifs (courriers, conventions) et des documents supports structurants (supports de présentation, organigrammes, procédures, tableau de suivi, outil de pilotage).
Actualisation des annuaires, mise à jour des listes de diffusion mails.
Organisation et classement dématérialisé de l'ensemble des documents structurants (convention, accord de collaboration, fiche projet, etc.)
Centralisation et suivi, au travers d'outils dédiés et de procédures établies :
Du capacitaire (gestion de la procédure de fermeture de lits, suivi des lits ouverts/fermés)
De la revue de projet et actualisation de l'outil de gestion de projet
Suivi des modifications du fichier structure
De l'attribution des locaux tertiaire, des demandes de nouveau locaux, et du lien avec la direction référente
Des réponses à appel et projet et autres projets déposés par les services
Gestion des relations avec les intervenants extérieurs : demande de visite, de rencontre, d'organisation d'évènements.
Coordination, en binôme avec les cadres administratifs, des différentes campagnes de recensement du pôle.
Gestion logistique (installation matériel informatique pour réunion, photocopies, quick di, etc.)
PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES/QUALITES REQUISES et/ou APTITUDES A DEVELOPPER
Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l'urgence
Capacité d'autonomie, rigueur, prise d'initiative
Esprit de synthèse
Sens de l'organisation et de l'anticipation
Sens de l'accueil et des rapports institutionnels
Capacités relationnelles développées et grande disponibilité
Loyauté, discrétion et respect du secret professionnel
Sens de l'écoute, amabilité
Bonne expression orale et écrite
Savoir rendre compte
Maîtrise parfaite des outils bureautiques : pack Office en base : Word, Excel, Power-Point, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier). La connaissance des logiciels BO, Qlickview est un plus.
Appétence pour les nouvelles technologie et utilisation de l'IA