Agent(e) chargé(e) d'accueil, état-civil et population

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du service État civil, vous assurez l’accueil et l’accompagnement des habitants dans leurs principales démarches administratives liées à l’état civil, à la population et à la citoyenneté.
Polyvalent(e), vous intervenez notamment dans la gestion des actes d’état civil, des démarches funéraires, des titres sécurisés et des élections. Vous contribuez ainsi directement à la qualité du service rendu aux usagers et à l’image de la collectivité.
Ce poste nécessite rigueur, discrétion et capacité à traiter des situations administratives parfois sensibles.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions :
Accueillir et accompagner les usagers
• Accueillir, informer et orienter les usagers, en présentiel, par téléphone et via les outils numériques
• Identifier les demandes et apporter une réponse adaptée
• Accompagner les administrés dans leurs démarches administratives
Assurer la gestion de l’état civil
• Établir, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, PACS et décès
• Assurer la tenue des registres et la mise à jour des mentions marginales
• Instruire les dossiers de mariage et participer à leur organisation
• Traiter les demandes relatives aux changements de nom et de prénom et aux livrets de famille
• Veiller à la régularité et à l’authenticité des dossiers et actes
Gérer les démarches funéraires et les concessions
• Instruire les demandes et délivrer les autorisations funéraires
• Gérer l’attribution, le renouvellement et la reprise des concessions
• Assurer la tenue des registres et le suivi administratif des opérations funéraires
• Veiller au respect de la réglementation et assurer les relations avec les familles, les opérateurs funéraires et les services concernés
Assurer les démarches liées aux titres et aux élections
• Instruire et recueillir les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports
• Assurer le suivi des dossiers en lien avec les services de l’État
• Participer à la gestion du fichier électoral et à l’organisation des scrutins
Participer aux missions de population
• Réaliser différentes prestations administratives : attestations d’accueil, certifications, légalisations, recensement citoyen, tirage au sort des jurés, etc.
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des bases de données
• Participer à la veille réglementaire et assurer la continuité du service en l’absence des collègues

Profils recherchés

• Vous êtes titulaire d’un baccalauréat et disposez idéalement d’une première expérience de 1 à 2 ans dans le domaine de l’état civil ou dans un environnement administratif similaire
• Vous disposez de connaissances en droit de l’état civil, réglementation funéraire et élections et êtes en capacité d'appliquer des procédures administratives rigoureuses.
• Vous faites preuve d’organisation, de méthode et de rigueur dans le suivi des dossiers
• Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés
• Vous êtes capable de gérer avec diplomatie des situations sensibles, conflictuelles ou génératrices de stress
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service public, votre discrétion, votre confidentialité et votre disponibilité
• Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes à l’aise avec l’utilisation de logiciels métiers

Le poste comporte une délégation de fonctions d’officier d’état civil. Conformément à l’article R. 2122-10 du Code général des collectivités territoriales, cette délégation ne peut être confiée qu’à un fonctionnaire titulaire de la commune. Le poste est donc ouvert aux fonctionnaires titulaires
• Une délégation dans les fonctions d’officier d’état civil est prévue pour le poste.
• Une habilitation dans le domaine funéraire est également nécessaire pour l’exercice des missions correspondantes
• Une disponibilité ponctuelle le samedi matin est à prévoir