Agent administratif - Service archives et documentation F/H

À propos de nous Ouvert et accueillant, l'Hôpital Saint Joseph Saint Luc situé au cœur de la ville de Lyon, en bordure du Rhône, exerce une mission de service public sur l'ensemble de ses activités multidisciplinaires : Urgences, Soins critiques, Dialyse, Maternité, Médecine, Chirurgie. Notre hôpital compte 360 lits et places, 1200 salariés dont 180 médecins. Nous appliquons la Convention Collective FEHAP (CCN 51). Établissement de Santé Privé d'Intérêt Collectif (ESPIC), à but non lucratif, nos patients bénéficient d'une « tarification publique » : sans « reste à charge » et sans aucun dépassement d'honoraires. La technicité des équipements et l'expertise de nos équipes en font un hôpital performant et attentif au bien-être des patients. L'Hôpital assure, grâce à ses partenariats multiples avec d'autres établissements, une prise en charge globale, garantie de la continuité des soins. L'hôpital Saint Joseph Saint Luc recherche, pour son service archives et documentation, un agent administratif (F/H) à temps plein - CDD d'un an, à pourvoir dès le 1er juillet 2026. Pourquoi nous rejoindre ? L'agent du service ARC assure la gestion de la distribution du courrier entrant et sortant, la réalisation de travaux de reprographie et la gestion de l'archivage des dossiers médicaux ou des archives administratives issues des différents services de l'hôpital. Interlocuteur privilégié de l'ensemble des services de l'établissement, il est facilitateur et vient en appui de l'activité de tous. Intégré(e) à l'équipe et rattaché(e) au responsable archives et documentation, vous participerez également aux missions de ce service. Des conditions de travail attractives :

• Vous travaillerez 36H40 par semaine, soit une amplitude de travail de 7h20 et 40 minutes de pause déjeuner (8H - 16H tous les jours)
• Vous bénéficierez de 25 CA, de 10 RTT et 10 jours fériés garantis
• Votre expérience et votre ancienneté sont reprises, et valorisées régulièrement
• S'ajoute à votre rémunération, une prime annuelle décentralisée
• Nous vous accompagnons dans vos projets de mobilité interne et contribuons au développement de vos compétences

Un hôpital dynamique :

• A taille humaine, facilitant la proximité et la collaboration entre les professionnels des différents métiers et services
• Avec un projet d'établissement ambitieux, comptant 3 grandes opérations en 2024 avec l'ouverture d'un centre de santé, la transformation de la maternité et une restructuration du laboratoire de cardiologie interventionnelle
• Bénéficiant d'un accord forfait mobilité durable, nous proposons à nos salariés utilisant un mode de déplacement doux (vélos / trottinettes), un forfait mobilité durable de 420€/an maximum. Ce forfait s'applique également au covoiturage; nous proposons le remboursement des frais réels engagés par le covoituré dans le cadre de l'application Blablacar Daily (dans la limite de 35€/mois).
• Equipé d'un garage à vélo sécurisé
• Bénéficiant d'un CSE attractif

Accessibilité : Métro : Ligne A, station Perrache / ligne B, station Jean Macé Tramway : ligne T1, arrêt Quai Claude Bernard / ligne T2, arrêt Centre Berthelot Statut et rémunération : à définir selon convention FEHAP 51 avec possibilité de reprise d'ancienneté Les étapes du processus de recrutement au sein de notre hôpital :

• Nous étudions avec soin votre candidature
• Un entretien vous sera proposé, selon votre profil et votre expérience
• Si l'entretien s'avère positif, nous vous enverrons une simulation de salaire
• Un gestionnaire RH traitera avec vous les aspects administratifs de votre embauche
• Nous vous accueillerons le premier jour, afin de vous présenter notre établissement et vous remettre votre badge
• Pour faciliter votre intégration, des journées de doublure sont organisées auprès des professionnels du service

Rejoignez-nous ! L'Hôpital Saint Joseph Saint Luc prête une attention particulière au respect de l'équité et de la diversité, et favorise un environnement de travail inclusif et respectueux de tous. Mission Courrier

• Réception du courrier entrant, tri et distribution au sein des services ou dans les boîtes aux lettres à disposition
• Collecte du courrier sortant (externe et interne)
• Redistribution du courrier interne et tri du courrier externe pour préparation à l'envoi
• Relai interne de l'établissement pour tout besoin lié au courrier

Reprographie

• Réception des demandes de reprographie adressées par les services de l'hôpital sur le logiciel de suivi des demandes
• Analyse et réalisation de travaux d'impression : reliures, découpe, plastification...
• Livraison des travaux de reprographie auprès du personnel dans les services de l'hôpital
• Gestion du stock de papeterie

Archives

• Suivi et gestion de l'archivage des dossiers médicaux sur le lieu de stockage
• Enregistrement des dossiers médicaux à archiver et création des étiquettes dossiers
• Gestion des demandes de sorties de dossiers effectuées par les services médicaux : enregistrement et traitement de la demande dans les délais impartis, sorties (du lieu de stockage interne à proximité ou demande auprès du prestataire externe), transport et distribution des dossiers, réintégration au sein du lieu de stockage
• Gestion des actions de destruction des dossiers : tri et mise en cartons des dossiers identifiés comme destructibles

Contribution aux projets d'optimisation du service Ces missions peuvent évoluer dans le cadre de la réorganisation du service. Profil Formation en gestion administrative ou documentaire, ou expérience significative sur un poste similaire Compétences techniques attendues :

• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne d'un établissement hospitalier
• Maîtrise des outils numériques (Outlook, Word, Excel, outils de gestion documentaire)
• Capacité à assurer des activités de classement, d'archivage et de gestion documentaire
• Aptitude à gérer des volumes importants de dossiers avec rigueur et méthode
• Sens de l'organisation, gestion des priorités et efficacité dans l'exécution des missions

Compétences relationnelles souhaitées :

• Sens du service auprès des interlocuteurs internes (services hospitaliers) et des patients
• Aisance dans les échanges fréquents avec des interlocuteurs variés
• Discrétion et respect strict de la confidentialité des données
• Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à différents environnements
• Rigueur, fiabilité, autonomie et conscience professionnelle
• Respect des consignes et des procédures
• Assiduité et ponctualité
• Posture professionnelle adaptée et attitude bienveillante envers le public