Assistant Office Manager H/F

Descriptif de poste

Intégré au sein de l’entreprise, vous êtes un véritable point de contact pour les collaborateurs, visiteurs et prestataires, et contribuez au bon fonctionnement quotidien des locaux.

À ce titre, vos principales missions :

• Gérer les courriers, courriels, colis, livraisons et courses, ainsi que le standard téléphonique.
• Accueillir les visiteurs et assurer la préparation des salles de réunion, y compris pour les visioconférences.
• Organiser et coordonner les besoins logistiques liés aux réunions : réservation de taxis, restaurants, plateaux repas, gestion des impressions, connexions et équipements nécessaires.
• Veiller au bon fonctionnement et à la bonne tenue des bureaux : gestion des commandes et des stocks, suivi des fournitures, équipements et espaces de convivialité.
• Assurer le suivi des interventions de maintenance et de dépannage, et coordonner les différents prestataires intervenant dans les locaux.
• Participer à la gestion des locaux : suivi des équipements, entretien, espaces communs et gestion des accès des nouveaux collaborateurs.
• Réceptionner et contrôler les factures liées au fonctionnement du bureau et assurer leur suivi avec la comptabilité et le responsable administratif.
• Participer à l’organisation et à la coordination d’événements professionnels : séminaires, réceptions, webinaires, buffets, etc.
• Contribuer à la mise en place et au suivi de tableaux de bord et d’outils permettant d’optimiser le suivi des commandes et des dépenses.
• Apporter un soutien administratif et opérationnel dans le cadre de travaux et d’aménagements des locaux : suivi des chantiers, coordination des intervenants, contrôle des accès et veille au respect des règles de propreté et de sécurité.
• Être l’interlocuteur privilégié des collaborateurs et prestataires pour toute problématique liée à la logistique, aux aspects techniques, à la sécurité ou aux bâtiments.

Informations complémentaires

Poste à pourvoir dès que possible

Contrat CDI

Durée hebdomadaire : 39H00

Horaires : 09H00-12H00 | 14H00-18H30

Profil recherché

Titulaire d’un Bac+3 (type BUT GEA, Bachelor Office Manager, Licence AES ou équivalent), vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste polyvalent en assistanat, office management, gestion administrative ou coordination. Vous avez un bon niveau en anglais (B2) et vous êtes à l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs internationaux, notamment lors de l’accueil de visiteurs. Vous êtes autonome, organisé, rigoureux et réactif, avec un véritable sens de l’initiative et des priorités. Vous appréciez les environnements où il est nécessaire de gérer plusieurs sujets simultanément et de coordonner différents interlocuteurs. Doté d’un bon relationnel et de diplomatie, vous savez faire preuve de discrétion et respecter les exigences de confidentialité. Vous disposez également de bonnes qualités rédactionnelles et d’un esprit de synthèse. Enfin, vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et êtes à l’aise avec la gestion de projets et le suivi de tableaux de bord.

Salaire / Avantages

Salaire : 30K€ à 33K€ brut annuel (13 ème mois compris)

Avantages : 13ème mois, tickets restaurant d’un montant de 12.50€ / jour travaillé (dont 7.32€ de part employeur), prise en charge des transports à 75%, mutuelle de groupe obligatoire (dont 65% de part employeur)