Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d’habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique etc.
La délégation gestion et exploitation de l'espace public (DGEEP) a pour missions l’aménagement de l’espace public et des voiries en proximité, le nettoiement des espaces et la collecte des déchets. Elle s’appuie sur 9 directions territoriales qui ont également en charge les Maisons de la Métropole de Lyon et leurs services d’accueil, protection de l’enfance, aide à la personne, santé, social et les collèges.

La direction de territoire Lyon Rive Gauche intervient sur les 3e, 6e, 7e et 8e, arrondissements. Elle est dirigée par une Directrice assistée d’un Directeur Adjoint, chargée de garantir la relation aux acteurs du territoire, d’assurer l’interface avec les directions centrales et d’encadrer les équipes qui regroupent 720 agents.

L’assistant(e) de direction est chargé(e) de mettre en œuvre des activités d’administration générale, de s’inscrire en transversal sur les activités développées et de contribuer à leur réalisation dans une logique de territorialisation des compétences de la Métropole. Vous assurez la tenue de l’agenda et le secrétariat de la directrice et du directeur adjoint.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS :
Vous gérez les plannings et agendas en organisant des rendez-vous, des réunions et séances de travail. Vous tenez à jour les agendas et assurer le suivi des absences, déplacements professionnels et congés. Vous prenez en charge un suivi logistique de premier niveau, en assurant les moyens nécessaires (réservations salles, matériels, …).

Vous assurez une assistance à la réalisation de supports, dossiers, projets et études en rédigeant des notes, synthèses et comptes rendus, en recherchant et en collectant les informations nécessaires, et en coordonnant l’ensemble des éléments liés aux dossiers (mise à jour, intégration de nouveaux contenus, diffusion des documents). Vous participez également aux réunions et en assurez le suivi.

Vous contribuez à la création et à l’amélioration des outils de gestion et des logiciels en concevant des outils de suivi de l’activité (tableaux de bord, check-lists), en élaborant et actualisant des procédures simples et adaptées à l’évolution de la réglementation ou de l’organisation, et en réalisant ou mettant à jour des états, requêtes et tableaux de bord.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des partenaires internes et externes, et accompagnez, si nécessaire, des personnes ou des groupes dans leurs démarches.

Ponctuellement, vous assurez le traitement du courrier en enregistrant, triant et distribuant les correspondances, en réalisant les travaux de reprographie, la mise sous pli et les envois. Vous prenez en charge le traitement des parapheurs en centralisant les actes, en effectuant les enregistrements nécessaires et en organisant leur suivi et leur ventilation au retour. Vous veillez enfin au classement et à l’archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur.

Vous travaillez en lien étroit avec le réseau des assistantes des différents services de la direction et de la Métropole.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
Lieu : Maison de la Métropole de Pierre Corneille : 149, rue Pierre Corneille, 69003 Lyon
Horaires : La Métropole est attentive à l’équilibre vie professionnelle – vie privée et vous propose différentes formules de travail flexibles : 25 jours de congés annuels + fractionnement, possibilité de télétravail et de semaine en 4 jours, jusqu’à 22 jours de RTT selon formule choisie et accord hiérarchique, compte épargne temps.
Déplacements : occasionnels sur le territoire de Lyon.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
Vous faites preuve d’une grande capacité d’adaptation au changement et savez prendre des initiatives dans l’exercice de vos missions.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’écoute, votre capacité de distanciation et votre aptitude à adapter votre communication à vos différents interlocuteurs.

À l’aise avec les outils bureautiques, Internet, intranet et la messagerie électronique, vous savez traiter et analyser des informations avec méthode.

Vous disposez également de qualités rédactionnelles solides et êtes en capacité de gérer des situations conflictuelles avec discernement et professionnalisme.

Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c’est bénéficier :
- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une carte titres restaurant d’un montant de 8,50 €, avec participation employeur de 60%,
- de nombreuses prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, famille, aides sociales.),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne,
- d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuit sur différents sites.