Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d'habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique.
Rattaché au directeur général adjoint (DGA) au développement responsable, l’assistant a pour rôle de faciliter le quotidien professionnel du DGA en réalisant et/ou en coordonnant toutes les tâches liées à son activité. Il assure un rôle d’interface avec tous ses interlocuteurs internes et externes.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS:
- assurer la gestion de l’agenda du DGA : prendre les rendez-vous, en assurer le suivi et préparer les dossiers en amont,
- préparer et organiser les rencontres avec le Cabinet du Président et la direction générale : anticiper la constitution des dossiers et les personnes à mobiliser,
- participer aux réunions du comité de délégation ou toute autre réunion en fonction des besoins, préparer la collecte de documents à diffuser en fonction de l’ordre du jour, rédiger les comptes rendus et les diffuser,
- assurer le suivi du circuit de visas et signatures des notes et délibérations, réceptionner les parapheurs et les distribuer aux directions et services concernés,
- assurer l’interface entre les différents services de la délégation, faire le lien avec les autres délégations/directions de la Métropole de Lyon et les organismes extérieurs,
- assurer le traitement et le suivi du courrier du DGA : réception, saisie, distribution, suivi des réponses,
- accompagner le DGA dans le traitement de ses mails (classement, réponses de 1er niveau, rôle d’alerte),
- accueillir physiquement, donner un premier niveau d’information,
- organiser les réunions, séminaires et interventions (assurer la logistique et l’accueil matériel),
- préparer tout type de documents, les mettre en forme et s’assurer de leur cohérence,
- organiser les déplacements du DGA, élaborer les ordres de mission par anticipation,
- assurer la gestion des commandes (documentation et revues, fournitures de bureau, plateau repas, etc.),
- archiver et classer.
Le travail est réalisé en étroite collaboration avec l’assistante de la directrice ressources.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d’ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d’ARTT).
- déplacements : pas de déplacement prévu dans le cadre des missions.
- conditions d’exercice : - disponibilité nécessaire en fonction des besoins.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
- expérience exigée sur des fonctions similaires d’assistant de direction,
- bonne connaissance des collectivités et de leur fonctionnement,
- excellente expression orale et écrite,
- maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe,
- maîtrise des outils bureautiques et informatiques (word, excel, Powerpoint, Gedelib).
- bon niveau d’anglais,
- capacité de synthèse, d’organisation, de priorisation et de rigueur,
- capacité à rendre compte et à alerter,
- capacités rédactionnelles et prises de notes,
- anticipation, dynamisme et réactivité,
- qualités relationnelles, capacité à mobiliser et sens du travail en équipe,
- capacité à résister à la pression et au stress,
- être le garant de l’image de la délégation,
- discrétion et confidentialité.

Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c’est également bénéficier :
- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une restauration collective possible (sur place ou à proximité),
- de nombreuses prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, famille, aides sociales..),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne,
- d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites,
- d’une conciergerie (pour les sites HDM, Cuirassiers, Tour Part-Dieu et Halle Borie, Quatuor).