Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

« Fondée en 1872 par la CCI de Lyon, emlyon business school est l'une des plus anciennes écoles de management en Europe. Elle appartient au 1 % des business schools dans le monde bénéficiant d'une triple accréditation EQUIS, AACSB et AMBA. L'École accueille 9 260 étudiantes et étudiants de 130 nationalités sur l'ensemble de ses campus. Elle s'appuie sur une Faculté de 168 professeurs-chercheurs internationaux, pour délivrer des formations d'excellence et enrichir la conversation scientifique mondiale. Elle compte une communauté de 41 700 diplômées et diplômés.

Société à mission depuis 2021, la raison d'être d'emlyon est de « former et accompagner tout au long de leur vie des personnes éclairées qui transforment les organisations avec efficacité pour une société plus juste, solidaire et respectueuse de la planète ».

emlyon business school cultive la capacité à entreprendre le changement , en résonance avec le monde, en plaçant l'hybridation des compétences et la responsabilité sociale & environnementale au cœur de ses programmes de formation, et en s'appuyant sur une pédagogie mêlant étroitement action & réflexion.

Son plan stratégique « Résonances 2028 » réaffirme l'importance de « l'esprit maker » qui anime la communauté emlyon et constitue l'ADN de l'Ecole depuis sa création. »

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement, la Direction de l'immobilier recherche un/une:

Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

(CDD à temps plein)

Ce que nous attendons de vous:

Appui aux projets immobiliers

• Assister les responsables de projets dans la préparation, la planification et le suivi des actions opérationnelles
• Mettre à jour les plannings, tableaux de bord, comptes rendus et plans d'action, puis relancer les contributeurs sur les échéances
• Assurer le suivi fiable des tâches, livrables, décisions et points de vigilance dans LOOP et Excel
• Centraliser, classer et archiver les documents et correspondances liés aux projets, prestataires et contrats

Appui à l'exploitation des bâtiments

• Enregistrer, qualifier et suivre les demandes de services des occupants jusqu'à leur résolution, en lien avec les interlocuteurs internes et les prestataires
• Contribuer au déploiement et au suivi des procédures d'exploitation, notamment lors des changements de prestataires, dont la restauration
• Préparer les éléments nécessaires au pilotage des prestataires : suivi des engagements, incidents, actions correctives et indicateurs de service
• Participer à la communication auprès des occupants et à la diffusion des informations utiles au fonctionnement des sites

Coordination et organisation de l'activité

• Organiser les réunions, préparer les supports, formaliser les décisions et assurer le suivi des actions
• Servir de point d'appui administratif et opérationnel à l'équipe, anticiper les besoins et signaler rapidement les risques, retards ou blocages

Ce que nous recherchons:

• Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, gestion de projet, immobilier, services généraux ou domaine équivalent
• Première expérience réussie dans une fonction de coordination, d'assistanat de projet ou de support à l'exploitation
• Rigueur, autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités
• Excellentes capacités d'organisation, de synthèse et de communication, à l'écrit comme à l'oral
• Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques ; la connaissance de LOOP ou d'un outil de gestion de projet constitue un atout

Ce que vous y gagnerez :

• Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies
• Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)
• Être en lien avec une population internationale et multiculturelle
• Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle
• Faire partie d'une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile - travail à vélo
• 7 semaines de congés payés et 11,5 jours de RTT par an
• Basé/Basée sur le campus siège à Lyon