[PSP / SIEGE]ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE POLE _POLE SANTE PUBLIQUE

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1. [PSP / SIEGE]ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE POLE POLE SANTE PUBLIQUE

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège) (Lyon)

[PSP / SIEGE]ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE POLE _POLE SANTE PUBLIQUE

Publié le 03 juil. 2025

Détails de l’offre

Poste proposé

[PSP / SIEGE]ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE POLE _POLE SANTE PUBLIQUE

Descriptif

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d'activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l'Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.

LE POSTE :
Vous souhaitez intégrer un pôle dynamique au sein d'un établissement hospitalier de référence?
Nous recrutons une Assistante administrative polyvalente, rigoureuse et autonome, pour accompagner la direction du pôle dans ses missions quotidiennes : secrétariat, organisation logistique, suivi administratif, appui aux équipes médicales et communication interne.
Positionnement dans l'organisation
Rattachement hiérarchique : Cadre administratif du pôle
Relations fonctionnelles : Chefs de service, médecins, cadres du pôle, secrétaires médicaux et administratifs, directions fonctionnelles (RH, finances, qualité, informatique...), partenaires extérieurs (ARS, ABM, Université Claude Bernard Lyon 1, etc.)
Misions principales
1. Gestion du secrétariat administratif
Accueil physique et téléphonique sur site.
Gestion du courrier, courriels, rédaction de documents administratifs simples.
Mise à jour de tableaux de bord, plannings et bases de données.
2. Organisation logistique et gestion des agendas
Planification des rendez-vous du quatuor de Pôle (Chef de Pôle, Directeur, Cadres soignants et Administratif)
Organisation des réunions (réservations, convocations, préparation des dossiers, relances, listes de présence, installation).
Rédaction et diffusion des comptes-rendus avec suivi des actions.
Coordination des événements internes (AG, conférences, réunions).
Gestion des arrivées, départs et planning des stagiaires.
Gestion du matériel (papeterie, informatique, fournitures).
3. Suivi administratif des activités du pôle
Participation à la gestion des dossiers transversaux : conventions, appels à projets, rapports d'activité.
Appui à la collecte de données et facturation trimestrielle des transports d'organes.
Gestion des comptes logistiques : ordres de mission France et étranger, frais, locations, fournitures.
Réception, vérification, enregistrement, suivi et contribution aux dialogues de gestion.
Suivi des échéanciers, relances administratives, archivage papier et numérique.
Veille au respect des délais réglementaires.
4. Appui aux professionnels de santé
Interface avec les services hospitaliers pour besoins logistiques ou organisationnels.
Gestion de la diffusion des protocoles, procédures et communications internes.
5. Actions de communication
Contribution à la gestion et à la mise à jour du site intranet.
Élaboration et diffusion des newsletters internes.
Diffusion des communications internes aux équipes du pôle.

PROFIL RECHERCHÉ :
Profil recherché :
Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, messagerie, bases de données).
Organisation, rigueur et autonomie.
Capacités rédactionnelles.
Sens du service et aisance relationnelle.
Discrétion et respect absolu de la confidentialité.
Une expérience en milieu hospitalier est un plus.
Conditions de travail :
Lieu : Site Lacassagne
Quotité de temps de travail : 100%
Rythme de travail : 5 jours du lundi au vendredi
Poste classé à repos fixe : 28 CA + 15 RTT (sur la base d'une année pleine)
Date de recrutement souhaitée : 01/09/2025

Personne à contacter

Mme Valérie Dumas

Etablissement

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

Voir la fiche de l’établissement

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