Assistant(e) Administratif(ve) & Financier(e)

CDI Temps partiel 3 jours/semaine (60%)

Contexte & Environnement

Nous sommes une entreprise SaaS en croissance, intervenant auprès d'acteurs publics et privés. Dans le cadre de notre développement, nous cherchons à internaliser et structurer notre fonction administrative et financière, jusqu'ici assurée partiellement par des freelances.

L'Assistant(e) Administratif(ve) & Financier(e) jouera un rôle central dans la fiabilité de nos processus comptables, financiers et administratifs. Il/elle travaillera en lien direct avec le CEO, le DAF externe, le cabinet comptable et les équipes opérationnelles.

Missions principales

1. Gestion des factures d'achats & relation cabinet comptable

Récupérer hebdomadairement les factures d'achats via les outils dédiés (Pennylane, IPT) et directement sur les sites fournisseurs concernés

Assurer la transmission régulière des documents au cabinet comptable, gérer les relances en cas de pièces manquantes ou incomplètes

Être l'interlocuteur(rice) principal(e) du cabinet comptable pour tout échange courant

Transmettre les éléments comptables complémentaires (comptes courants, etc.)

2. Facturation clients & recouvrement

Émettre les factures ponctuelles suite à livraisons de prestations et commandes clients

Assurer la bonne saisie et l'envoi des factures périodiques récurrentes

Piloter le recouvrement : relances email, automatisation, appels téléphoniques

Assurer le suivi des contentieux éventuels en lien avec le CEO

3. Gestion des paiements fournisseurs & plateformes

Gérer les paiements des factures fournisseurs dans les délais impartis

Assurer le dépôt et le suivi des factures auprès des intermédiaires et plateformes dédiées :

SCC, UGAP, Canut, Chorus Pro, facturation directe

4. Reporting financier & support à la direction

Assister les DAF externes et le CEO dans la production de la documentation de reporting financier (mensuel, trimestriel)

Contribuer aux rendus investisseurs : collecte des données, mise en forme des documents

5. Administration générale

Gérer les tâches administratives courantes : assurance maladie, RC Pro, mutuelle, courriers

Assurer le suivi et les relances liées aux contrats d'assurance et obligations réglementaires

Gérer à terme les payes et clôtures mensuelles, demandes de salaires (évolution du poste)

6. Gestion des renouvellements de commandes

Anticiper les échéances de renouvellement (contrats annuels ou trimestriels)

Récupérer les bons de commande auprès des grands comptes publics et privés

Relancer les clients concernés en cas de retard ou d'absence de confirmation

Être en lien avec les équipes Ops pour valider les évolutions de modalités de facturation ou de prestations