Stage - Archiviste F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Culture > Patrimoines

Grade(s) recherché(s)

Stage étudiant

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. D124-4 du code de l'éducation - Convention de stage )
Les collectivités territoriales et établissements publics peuvent accueillir des stagiaires dans le cadre de leur formation. Une convention de stage doit alors être établie entre l'établissement d'accueil, le stagiaire et la collectivité d'accueil.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de la Biodiversité et nature en ville est composée de 9 services : le service Aménagement et Paysages, Gestion Publique et Citoyenne de la nature en ville, Gestion Spécialisée, Innovation et Transition écologique, Lyon Nature, Ressources, Support Technique, ainsi que les Jardins Botanique et Zoologique. Elle dispose d’un effectif de près de 400 agents pratiquant au total plus d’une trentaine de métiers . Elle assure le réaménagement ou la création de nouveaux espaces paysagers et publics, et la gestion de 430 hectares de patrimoine répartis sur les 9 arrondissements de la ville.

Dans le cadre des missions de conduites d'opérations d'aménagement d'espaces de nature en Ville, le service aménagement et paysages (SAP) de la DBNV engage une démarche d’amélioration de son classement et d’archivage des données et documents numériques relatifs aux opérations.

Missions / conditions d'exercice

Placé sous la responsabilité du responsable du service ,vous êtes chargé d’accompagner le service dans cette démarche et de pré-archiver et d’archiver des dossiers d’opérations de travaux d’aménagement paysagers. Des échanges réguliers avec les Archives municipales permettront de définir des procédures cohérentes avec les possibilités d’archivage définitif des documents.

Vous participez à la définition de pré-archivage des dossiers des opérations en définissant les documents à conserver obligatoirement en archivage et la procédure de pré- archivage

Classer et archiver les dossiers :
- Dossiers encore actifs (actif= jusqu'au solde de l'opération)
- Réaliser un état des lieux du bilan du classement des dossiers actifs selon l’arborescence informatique du service SAP: audit qualitatif (évaluation de la performance de l'arborescence, entretiens avec les utilisateurs...) et quantitatif (bilan chiffré sur la base d'indicateurs).
- Analyse et propositions des points d'amélioration de l'arborescence, des règles de bonne pratique et de mesures pour favoriser l'appropriation par les agents.

Dossiers opérations closes:
-État des lieux des dossiers à archiver
-Dossiers concernés: reprise du classement selon arborescence, élimination des fichiers de travail non utiles a l'archivage et transfert du dossier vers espace tampon.
-Organisation du transfert de l'espace tampon vers les archives municipales: construire la procédure et la mettre en œuvre.

Missions secondaires :
- Trier et classer la boîte à outils numérique du service,
- Créer un support d'accueil du nouvel arrivant sur le classement et l'archivage des dossiers.

Profils recherchés

Une première expérience dans ce type de stage est recherchée.

- Vous connaissez le cadre réglementaire des procédures d'archivage.
- Vous savez lire un tableau d'archivage.
- Vous connaissez les outils de visualisation d’arborescence (ex. : windirstat, archifiltre) et de traitement des archives électroniques (ex. alldup pour le dédoublonnage).

- Vous disposez de qualités relationnelles.
- Vous avez le sens de l'organisation et savez travailler en autonomie.
- Vous êtes rigoureux, dynamique et méthodique.
- Vous appréciez le travail en équipe et savez respecter la chaine hiérarchique.

Autres particularités ou contraintes :
Des déplacements sont possibles sur le site des archives municipales et des locaux de la direction au sein du parc de la tête d’Or.