Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Descriptif de l'emploi

Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d’habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique.
La délégation solidarités, habitat et éducation (DSHE) place les usagers au cœur de son action et met en œuvre les politiques publiques sociales et médico-sociales sur l’ensemble de la Métropole dotée de sites de proximité : les Maisons de la Métropole de Lyon (MDML). Elles sont des lieux d’accueil et d’accompagnement dans les domaines de la protection de l’enfance, de la protection maternelle et infantile, du handicap, des personnes âgées, de l’insertion et de l’éducation.
Au sein de la DSHE, la Direction de l’Éducation pilote le développement des collèges en lien avec l’Éducation Nationale et les services en charge de la construction, de l'entretien et de l'équipement des collèges publics, tout en coordonnant l’évolution de la carte scolaire. Elle assure également le fonctionnement des collèges au travers des dotations financières et la mise en œuvre de la restauration. Elle contribue au développement des actions éducatives en fonction des projets d’établissement.
Sous la responsabilité du directeur et de son adjointe, en tant qu'assistant(e) de direction, vous assurez la gestion administrative et le secrétariat. Vous travaillez en relations transversales fortes au sein de la délégation auprès des managers, agents et partenaires interne et externes.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS:
Vous assurez l’assistanat administratif, l’accueil physique et téléphonique de la direction ainsi que l’ensemble des missions traditionnelles d’un secrétariat (rédaction de courriers, de comptes rendus, diffusion d’information et de documents, gestion des fournitures, suivi du circuit de parapheurs, archivage, gestion des boîtes mails génériques, suivi courriers...).
Vous gérez les plannings et organisez les réunions et RDV dans les agendas, notamment entre direction/services ainsi qu’avec des partenaires internes et externes.
Vous garantissez le suivi des processus délibératifs, en les organisant et en les coordonnant.
Vous êtes le principal relai d’information RH de proximité et de 1er niveau, aussi en tant que référent logistique, vous organisez les arrivées dans la direction.
En lien avec le service déplacement, vous gérez et planifiez les déplacements pour différents évènements au cours de l’année.
Plus ponctuellement, vous assurez la préparation et le suivi de dossiers spécifiques aux différents services et vous mettez à jours les arborescences, les tableaux, bases de données.
Vous suppléez, si besoin, votre binôme, assistante de services, en cas d’absence.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : 18 avenue Tony Garnier, 69007 Lyon
- temps de travail : La Métropole est attentive à l’équilibre vie professionnelle – vie privée et vous propose différentes formules de travail flexibles : télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, 25 jours de congés annuels + fractionnement, jusqu’à 22 jours de RTT ou semaine en 4 jours

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
Titulaire au minimum d’un BEP/CAP, vous avez idéalement une formation en assistanat de direction et une expérience en collectivité territoriale et/ou en assistanat.
Vous êtes à l’aise en rédaction (techniques de secrétariat, règles d’orthographe, de syntaxe et grammaire) et avec les outils bureautiques (utilisation du pack office, messagerie, internet…).Votre capacité d’organisation, d’adaptation, ainsi que votre rigueur ne sont plus à démontrer.
Vous savez prioriser et faire preuve de réactivité, vous êtes autonome tout en sachant alerter.
Vos qualités relationnelles, votre sens de la communication et de l’écoute sont reconnus.
La disponibilité et la discrétion sont essentielles pour ce poste. La connaissance des processus délibératifs, des institutions, des logiciels comme TEMPRO, GRECO, AGORA, CARTABLE est appréciée.

Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c’est également bénéficier :
- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une carte titres restaurant d’un montant de 8,50 €, avec participation employeur de 60%,
- de nombreuses prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, famille, aides sociales…),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne,
- d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites.