RESPONSABLE DU SERVICE DE LA VICE-PRESIDENCE (F/H) Direction des assemblées et des relations aux élus

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

La direction des assemblées et des relations aux élus est organisée autour de 3 services : le secrétariat général des assemblées, le service de gestion des indemnités et le service de la vice-présidence.

Sous l’autorité du directeur, vous assurez les fonctions de responsable du service de la vice-Présidence, composé d’une quarantaine d’agents.

Missions / conditions d'exercice

La direction des assemblées et des relations aux élus est organisée autour de 3 services : le secrétariat général des assemblées, le service de gestion des indemnités et le service de la vice-présidence.

Sous l’autorité du directeur, vous assurez les fonctions de responsable du service de la vice-Présidence, composé d’une quarantaine d’agents.

Le responsable de service de la Vice-Présidence est en charge de piloter l'activité de l'équipe des secrétaires des vice-présidents (une vingtaine d’agents), ainsi que l’unité en charge des chauffeurs d’élus, des déplacements et du protocole (une vingtaine d’agents).

- Encadrer et animer les équipes en opérant une transversalité ayant pour but d'optimiser les tâches communes

- Organiser, animer des réunions et ateliers sur les procédures, méthodes de travail et en assurer les comptes rendus

- Rédiger des notes et documents d'informations générales ainsi que des notes relatives aux procédures communes

- Conduire et planifier l'activité en tenant compte des moyens du service et des demandes de l'exécutif

- Gérer et réguler les remplacements et répartir les tâches administratives en conséquence
Pérenniser et faire évoluer l'organisation du service notamment au travers de procédures communes à l'ensemble des secrétariats

- Assurer un rôle d'interface entre la vice-présidence, les autres membres de l'exécutif et les élus

- Contribuer à garantir l'image de la vice-présidence

- Participer à des réunions de réflexions sur des projets transversaux

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction.

Profils recherchés

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

- Avoir une bonne connaissance des interlocuteurs internes (tous les services, les vice-présidents et le cabinet du Président) et externes (partenaires institutionnels)

- Avoir une bonne appréhension des enjeux liés à la thématique

- Bonne connaissance des textes relatifs au fonctionnement de l'institution régionale

- Maîtriser parfaitement les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet)

- Être capable d'intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Elise, Eudonet...)

- Capacités à encadrer une équipe

- Faire preuve de qualités rédactionnelles

SAVOIR-ETRE

- Laisser des marges de manœuvre et encourager les initiatives

- Faire preuve de discrétion

- Faire preuve d'organisation et de rigueur

- Être disponible

- Avoir le sens de la communication

- Savoir anticiper

- Avoir un esprit d'équipe et de collaboration avec les services

Avantages Région

Temps de travail Plusieurs formules de travail. 27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT en fonction de la durée hebdomadaire de travail

Télétravail suivant les postes (jusqu'à 2 jours /semaine + 12 jours flottants)

Restauration Restaurant administratif à Lyon et Clermont et accès à des tickets restaurant d’une valeur faciale de 9€ avec une participation de l’employeur à hauteur de 60%.

Déplacements domicile-travail

Participation aux frais et abonnements de transports par la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75%,

forfait mobilité durable pour les trajets en vélo, vélo électrique, trottinette électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage

Complémentaire santé et prévoyance

Participation à la complémentaire santé et à la prévoyance (adhésion à un contrat collectif possible dans les 6 mois de la prise de fonction).

Participation sous condition de ressources à ce jour.

Association du personnel GAASPAR : Possibilité d’adhérer après 6 mois de contrat à GAASPAR, association qui propose des chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participations à activités, actions de loisir, sport et détente…

Formations Accompagnement individualisé des parcours de formation pour vous rendre acteur de votre carrière professionnelle

Coffre fort numérique La Région met à votre disposition un coffre-fort numérique