Assistant(e) de direction DIR012 F/H

Description des missions

Au sein d'un secrétariat de direction composé de deux assistantes, vous partagerez les responsabilités suivantes pour l'équipe de direction (5 directeurs régionaux, 2 membres du cabinet) :

Gestion des agendas et organisation logistique :

Piloter les agendas des directeurs : planifier réunions et rendez-vous (y compris avec la Préfecture, les administrations centrales ou les partenaires institutionnels), en anticipant les conflits et priorités.

Réserver salles et équipements, diffuser les convocations et ordres du jour.

Assembler et vérifier les dossiers de travail (notes, présentations).

Gérer les déplacements des directeurs : réservations (transports, hébergements), itinéraires, notes de frais.

Accueil et communication :

Assurer un accueil physique et téléphonique irréprochable : filtrer les appels, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages avec diplomatie et réactivité. Gérer le courrier (entrant/sortant) : tri, enregistrement, suivi des délais et relances pour les courriers "signalés" (urgents ou sensibles).

Dématérialisation et archivage conforme aux règles administratives.

Appui opérationnel et gestion de projets transverses :

Participer à l'organisation d'événements en collaboration avec le cabinet (invitations, réservation des salles, bus, supports de communication, accueil des participants).

Travail d'équipe et amélioration continue :

Se coordonner avec votre binôme pour assurer une couverture optimale du secrétariat (amplitudes horaires adaptées aux contraintes de chacun).

Participer à la modernisation des processus : proposer des outils pour simplifier le classement, l'archivage ou la collaboration.

Former ponctuellement des stagiaires ou nouveaux agents aux procédures du service.

Un poste varié où aucune journée ne se ressemble : entre gestion du quotidien et implication dans des projets structurants pour la région !

Positionnement dans la structure: sous l'autorité hiérarchique de la directrice de cabinet qui animent les assistant(e)s de direction

Relations internes et externes :

DREAL : Chefs de services, chefs de pôles, assistantes de service

Externe : préfectures, administrations centrales, directions départementales des territoires, grands partenaires de la

DREAL...

Profil recherché

Compétences techniques indispensables

Maîtrise avancée des outils bureautiques (LibreOffice)

Connaissance des règles administratives :

Procédures de classement, archivage et dématérialisation (expérience en milieu public appréciée).

Expérience confirmée sur un poste d'assistant(e) de direction, idéalement dans un environnement complexe (multi-interlocuteurs, enjeux stratégiques).

Qualités humaines et relationnelles

Discrétion absolue : vous manipulerez des informations sensibles (dossiers politiques, données stratégiques).

Rigueur et organisation : capacité à prioriser les tâches dans un contexte mouvant, avec un souci du détail (ex : relecture de courriers, vérification des plannings).

Réactivité et adaptabilité : savoir gérer les imprévus (annulations de dernière minute, demandes urgentes) avec calme et efficacité.

Esprit d'équipe : collaboration étroite avec votre binôme, le cabinet et les directeurs.

Sens du relationnel :

Diplomatie pour interagir avec des interlocuteurs variés (élus, hauts fonctionnaires, citoyens).

Courtoisie et écoute active, même sous pression.

Autonomie et proactivité : anticiper les besoins, proposer des solutions sans attendre les consignes.

Vous vous reconnaissez ? Votre expérience en assistance de direction, votre aisance relationnelle et votre appétence pour l'organisation feront de vous un atout pour notre équipe !