Assistant de Direction des Services de la Direction Générale

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Descriptif de l'emploi

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences organisationnelles et relationnelles liées à la gestion administrative et au sein d’une Collectivité Territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l’offre d’emploi idéale pour vous !

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l’éducation, la culture, la mobilité et l’aménagement du territoire.

En rejoignant la Direction Générale du Département du Rhône et la coordination du Secrétariat Général, vous intégrerez une équipe de 2 personnes qui constitue une interface entre les services et les élus mais également les partenaires internes et externes.

Missions / conditions d'exercice

Vous serez amené à mobiliser vos savoir-faire techniques, liés à la gestion administrative pour assurer le secrétariat de l’inspection générale, de la Direction Optimisation et Appui aux chantiers transversaux, de la Mission Déontologie, Éthique et Laïcité. Vous participerez également à garantir la fluidité des informations et une coordination efficiente entre les services et la présidence ainsi qu’au pilotage de processus administratifs transverses.

Coordination :
• Gestion de l’agenda du secrétariat général, de l’inspection générale, de la direction optimisation et appui aux chantiers transversaux, et de la mission déontologie, éthique, laïcité ;
• Organisation des réunions, convocations, réservation de salles, assistance logistique, préparation de l’ordre du jour et rédaction de compte-rendu ;
• Gestion du courrier entrant/sortant (rédaction), classement et archivage ;
• Suivi de l’outil Kolok (courriers) ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements.

Gestion administrative :
• Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique ;
• Gestion des autorisations de stationnement dans l’enceinte du HDD ;
• Saisie des frais de déplacements ;
• Gestion des fournitures de bureau Gestion des autorisations de stationnement dans l’enceinte du HDD ;
• Saisie des frais de déplacements ;
• Gestion des fournitures de bureau ;
• Assurer la réservation des salles, matériels, voitures ;
• Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction ;
• Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais) ;
• Rédiger des notes, synthèses, documents ;
• Suivi des projets et activités de la direction.

Amélioration continue :
• Participer à la création, l’harmonisation, la mise à jour d’outils de gestion internes ;
• Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement ;
• Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord ;
• Assurer la diffusion des communications et des informations.

Profils recherchés

Pour réussir sur ce poste, vous apporterez votre rigueur, disponibilité, sens de l’organisation et réactivité mais également votre discrétion professionnelle. Vos qualités relationnelles et le sens du service public vous permettront de vous intégrer à l’équipe et de contribuer à la bonne coordination entre les différents services du secrétariat général mais également du Département.
Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et disposez d’une première expérience réussie en tant qu’assistant administratif et de direction, idéalement au sein d’une fonction publique.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils de GED.

Conditions de travail :
• Type de contrat : contractuel / titulaire
• Poste à temps plein à pourvoir à partir du 01/09/2025
• Poste basé à Lyon
• Poste télétravaillable
• Catégorie du poste : B
• Cadre d’emploi : Rédacteur territorial
• Filière : Administrative
• Rémunération en fonction de l’expérience et des grilles indiciaires de la fonction publique
• 34 jours de Congés Payés + 12 jours de RTT
• Prise en charge à 75% d’abonnement transport en commun
• Carte restaurant, prestations sociales et culturelles, avantages vacances et sportifs, etc.

Recrutement pour poste permanent, par voie de mutation, de détachement, contractuelle.

Prêt à relever le défi ?
Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez un collectif dynamique et attaché au sens du service public.
Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d’une démarche pro-active et inclusive.