Secrétaire de direction H/F 100% - Groupement Hospitalier Est - Hospices Civils de Lyon

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique et assure des prises en charge spécialisées et de recours. Il abrite notamment 56 centres de référence et de compétence dédiés aux maladies rares, un centre d'investigation clinique, une maternité de niveau III, un centre de radiothérapie, des plateaux techniques de pointe, et un service d'accueil des urgences pédiatriques.

LE POSTE :
PRESENTATION GENERALE DES HCL
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Travailler aux Hospices Civils de Lyon, c'est pouvoir travailler en équipe, participer à une médecine de pointe et en constante évolution. Les professionnels bénéficient de possibilités d'évolution tout au long de leur carrière et disposent également de nombreux avantages pour les accompagner dans la recherche d'un équilibre vie professionnelle-vie personnelle. Le tout au sein d'une métropole régulièrement distinguée dans les classements pour la qualité de vie qu'elle propose.

PRESENTATION GENERALE DU GROUPEMENT
Le Groupement Hospitalier Est est composé de 3 établissements spécialisés, chacun dotés de plateaux techniques de pointe au sein du plus important site hospitalier de l'agglomération lyonnaise:
L'hôpital Pierre Wertheimer regroupe dans une même structure, les différents services de neurologie, de neurochirurgie et les services d'investigation paracliniques spécialisés.
L'hôpital Louis Pradel, réunit des services de cardiologie dont la cardiologie pédiatrique et congénitale (adultes et enfants), de chirurgie cardiovasculaire et thoracique, de pneumologie et d'endocrinologie.
- L'hôpital Femme Mère Enfant ou HFME regroupe la pédiatrie, les spécialités de gynécologie, d'obstétrique, de néonatalogie et de médecine de la reproduction. Cet établissement constitue le principal pôle d'accueil des urgences pédiatriques de l'agglomération lyonnaise

Il comprend également :
- Le Centre de Biologie et de Pathologie Est (CBPE)
- Le Bâtiment A1 (Siège Administratif de l'ensemble du Groupement qui sera votre lieu de rattachement)

Présentation des Pôles activité médicale du GHE :
- PAM Pédiatrie : 232 lits et 74 places
- PAM Couple Nouveau-né (CNN) : 177 lits et 20 places
- PAM spécialités Neurologiques : 330 lits et places
- PAM Cur Poumons Métabolique Hormones : 366 lits et 39 places
- Un Centre Opérationnel de Management des Blocs Opératoires (COMBO)

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION de l'ASSISTANT DE DIRECTION
Les missions principales de l'Assistant de la direction sont :
Assurer le secrétariat des 2 directions : Directeur Référent du PAM des Spécialités Pédiatriques et du PAM Couple Nouveau-né en lien avec les secrétariats de ces deux PAM et Directeur référent de la Direction des Ressources matérielles et du développement durable et du COMBO
Assister le directeur dans la gestion/constitution de dossiers
Assurer la continuité de fonctionnement du secrétariat de direction

PRINCIPALES ACTIVITES
Gestion des agendas (rdv, réunions, congés...) du directeur,
Organisation, planification et préparation de réunions/de groupes de travail et de comités de pilotage : réservation de locaux, convocations, envoi des CR, etc.
Accueil et renseignement (physique et téléphonique).
Gestion de la correspondance : distribution et envoi du courrier.
Rédaction de courriers administratifs, comptes rendus de réunion, notes.
Elaboration de diaporamas ou autres supports visuels.
Création et actualisation de supports Excel pour aide de dossiers ou aide à la saisie.
Préparation des RDV de notation et de recours amiables.
Diverses prestations d'aide à l'installation matériel informatique pour réunion, impressions de documents, photocopies, quick di, ...).
Commande des fournitures (Hospimag, Lyreco).
Anticipation de toutes les activités récurrentes des 2 directions.
Missions ponctuelles liées aux thématiques des 2 Directions prises en charge

PROFIL RECHERCHÉ :
- Sens de l'accueil et des rapports institutionnels.
- Sens de l'écoute, disponibilité et qualités relationnelles.
- Discrétion et respect du secret professionnel.
- Autonomie et, esprit d'initiative.
- Sens de l'organisation et de l'anticipation.
- Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l'urgence.
- Savoir rendre compte.
- Maîtrise de l'orthographe.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier).

CONDITIONS CONTRACTUELLES
Filière : Secrétariat médical
Etablissement : GROUPEMENT HOSPITALIER EST
Service / Spécialité : Direction GHE
Nature du contrat : CDD
Si applicable, préciser la durée du contrat : 4 mois
Quotité de temps de travail : 100%
Modèle Horaires : Amplitude Horaire : 8h00 à 8h30 16h à 16h30
Nature du poste : Remplacement
Catégorie Emploi : Catégorie C
Date de recrutement souhaitée : 25/05/2026
Nom du Cadre Recruteur : AGERON Sébastien