Gestionnaire administratif - Gestion des visites médicales Lyon (H/F)

Finalité du poste

Assurer le suivi administratif des activités liées à la gestion des visites médicales des salariés, garantir la fiabilité des données, assurer la conformité documentaire et apporter un soutien opérationnel aux équipes de gestion et au management.

Missions principales

1. Gestion administrative des centres de visites médicales (CVM)

Récupérer les bilans annuels auprès des Centres de Visites Médicales et les transmettre aux clients (période de février à avril)

Récupérer et archiver les contrats d'adhésion auprès des centres de santé au travail

2. Gestion et mise à jour des données salariés

Assurer le suivi des salariés dans le cadre des mobilités et des changements de poste et dans ce cadre assurer la mise à jour mensuelles des portails des Centres de Visites Médicales

Effectuer les mises à jour nécessaires dans l'outil de suivi

Vérifier la cohérence et la qualité des données enregistrées

3. Suivi des déclarations annuelles

Participer à la campagne des déclarations annuelles (de décembre à mars)

Réaliser les contrôles administratifs nécessaires sur la réalisation

Apporter un support aux gestionnaires pour la complétude des déclarations.

4. Gestion documentaire et traitement du courrier

Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant

Numériser et archiver les documents

Assurer le classement électronique des dossiers

Garantir la bonne conservation des documents administratifs

5. Dépôt et suivi documentaire clients

Réaliser le dépôt hebdomadaire des documents sur les serveurs clients : factures, fiches de suivi ou autres documents contractuels ou administratifs

Vérifier à la bonne transmission des documents.

6. Qualité, procédures et conformité

Participer à la mise à jour des procédures de fonctionnement du service

Contribuer à la démarche Qualité et ISO

Apporter un appui au manager dans les actions de mise en conformité

Participer au suivi des plans d'actions et des audits internes

Veiller à l'application des procédures et modes opératoires

Compétences

Compétences techniques

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).

Aisance avec les outils de gestion et bases de données

Maîtrise de la gestion documentaire et de l'archivage numérique

Capacités de contrôle et de fiabilisation des données administratives

Compétences professionnelles

Rigueur et sens de l'organisation

Respect de la confidentialité des informations

Esprit d'équipe et sens du service

Autonomie dans la gestion des tâches administratives

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles

Profil recherché

Formation

Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat, secrétariat ou équivalent

Expérience

Une première expérience dans un environnement administratif, RH ou santé au travail est appréciée

Une expérience en gestion documentaire ou en support administratif constitue un atout

Conditions particulières

Activité comportant des périodes de forte charge lors des campagnes annuelles de déclarations et de collecte des bilans des centres de visites médicales.

Interactions régulières avec les centres de santé au travail, les gestionnaires et les managers.