Assistant administratif et processus délibératif (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous aspirez à exercer votre métier au sein d’une structure publique territoriale, porteuse de valeurs fortes, tout en recherchant un sentiment d’être utile à la collectivité ?
Alors rejoignez la Métropole de Lyon !
Ses 9 600 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 millions d’habitants - et du territoire.
Au sein de la Délégation transition environnementale et énergétique (DTEE), qui regroupe 5 directions : Ressources (DR), Cycle de l’eau (DCE), Déchets (DD), Projet et énergie des bâtiments (DPEB), et Environnement, écologie et énergie (DEEE), vous êtes rattaché à la Direction ressources et à l'unité Juridique Processus Délibératif, et êtes en lien avec des services des opérationnels. Sous la supervision du responsable de l’unité Juridique-Processus délibératif, l’assistant administratif apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers pour l’unité juridique, et à titre secondaire pour les unités marchés et finances du même périmètre.
Il participe également à la gestion administrative du processus délibératif pour un portefeuille de directions bénéficiaires.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS :
Vous contribuez à la mise en œuvre administrative du processus délibératif en binôme avec la seconde assistante pour un portefeuille de directions : sécurisation des ordres du jour, préparation des dossiers pour le Comité d'engagement, le Conseil de Métropole et la Commission permanente, contrôle de forme des rapports, suivi des circuits de visas et signatures, diffusion du calendrier et gestion de la boîte mail « correspondant assemblées ».
Vous assurez un appui administratif transversal (parapheurs, courriers, convocations, ordres du jour, comptes rendus, agendas, classement, accueil, standard, moyens généraux) en soutien des unités juridique, finances et marchés, ainsi que le suivi des conventions des directions DCE, DD, DPEB et DR.
En tant qu'antenne de gestion RH, vous êtes le premier relais d'information auprès des agents sur le temps de travail (congés, absences), contrôlez leurs documents avant transmission au gestionnaire RH, suivez les heures supplémentaires, astreintes, entretiens professionnels et accidents du travail, et gérez leur inscription aux formations, notamment en prévention et sécurité.
Vous pilotez également le recensement annuel des adhésions aux associations et gérez les certificats de signature électronique et les délégations de signature.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
- lieu : 117 Boulevard Vivier Merle, 69003 Lyon,
- temps de travail : La Métropole est attentive à l'équilibre vie professionnelle - vie privée et vous propose différentes formules de travail flexibles (sur accord managérial) : 25 jours de congés annuels + fractionnement, possibilité de semaine en 4 jours, jusqu'à 22 jours de RTT selon formule choisie, compte épargne temps,
- déplacements : Pas de déplacements prévus dans le cadre des missions.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques. Vous êtes à l'aise dans la gestion et le suivi de dossiers administratifs, l'organisation d'agendas et de réunions ainsi que dans la rédaction et la mise en forme de documents. Vous connaissez les procédures administratives, les techniques de classement et d'archivage et disposez idéalement d'une bonne compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs instances décisionnelles.
Rigoureux, organisé et doté d'excellentes qualités rédactionnelles, vous faites preuve de discrétion, de polyvalence et d'un bon sens du relationnel. Votre capacité à gérer les priorités, à respecter les délais et à travailler en collaboration avec de nombreux interlocuteurs sera un atout pour réussir sur ce poste.

Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c’est également bénéficier :
- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une restauration collective possible (sur place ou à proximité) / d’une carte titres restaurant d’un montant de 8,50 €, avec participation employeur de 60%,
- de nombreuses prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, famille, aides sociales..),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne,
- d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites,- d’une conciergerie (pour les sites HDM, Cuirassiers, Tour Part-Dieu et Halle Borie, Quatuor).