Secrétaire - F/H

Type de contrat : CDD - 2 mois (renouvelable)

Lieu : SPADA - Lyon

Rémunération et avantages :

• Salaire brut mensuel à partir de 1 802 € - Prime fixe liée à l'indemnité de la conférence des métiers (actuellement 238 euros bruts mensuels pour un temps complet)
• Reprise d’ancienneté antérieure, à hauteur de 75%
• Prime semestrielle
• Mutuelle prise en charge à 60%
• Abonnements de transport en commun pris en charge à 50%
• CSE (Carte restaurants, bons cadeaux, etc.)
• Accord sur le temps de travail : 23 jours de RTT pour les salariés à temps plein
• Chartes “Télétravail” et “Droit à la déconnexion”
• Parcours d’intégration personnalisé

Missions :

Acteur du programme de premier accueil de la SPADA de Lyon, vous travaillerez en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire et vos missions comprendront notamment :

• De l’enregistrement de l’ensemble des courriers réceptionnés au sein du SPADA de Lyon. Cet enregistrement via le logiciel de base données actuellement utilisé devra permettre la distribution mais aussi le suivi de l’ensemble des correspondances reçues au sein et en dehors du SPADA de Lyon ;
• Interface entre le public accueilli et les organisations/institutions partenaires, vous apportez aux différents interlocuteurs des éléments de réponse concernant notre fonctionnement et/ou des situations particulières ;
• Vous accompagnez la personne nouvellement BPI dans le cadre des 1ères orientations à réaliser en vue de futures démarches d’insertion. Il s’agit d’un temps de travail pendant lequel vous serez en lien direct avec le public accueilli ;
• Vous agissez en soutien de l’équipe notamment lors de la distribution du courrier.

Dans le cadre de la tenue du secrétariat :

• Tenue et mise à jour du tableau de suivi du budget lié aux dépenses interprétariat et fournitures ;
• Par voie de conséquence, vous assurez la gestion des stocks (fournitures administratives, commande de petits matériels) en lien avec les différents fournisseurs et dans le respect de la procédure comptable en place ;
• Tenue du planning de RDV lié à l’utilisation de l’interprétariat
• Prise de notes rapides, frappe et diffusion des documents, PV des réunions,
• Gestion du standard téléphonique ainsi que de la boite mail générique ;

• Mise à jour des documents (notes de service, notes d’information, formulaires types, charte graphique…) ;

  Lien avec les partenaires concernant le fonctionnement de la structure (entreprise de nettoyage, machine à affranchir, copieurs …).