Gestionnaire administratif Assemblées H/F

A propos de DEPARTEMENT DU RHONE: Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d'une collectivité territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l'offre d'emploi idéale pour vous !

Qui sommes-nous ?
Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 400 000 habitants au quotidien et oeuvrons en faveur de la santé, l'éducation, la culture, la mobilité et l'aménagement du territoire.
En rejoignant la Direction Générale du Département du Rhône et le Service des Assemblées, vous intégrerez une équipe de 4 personnes. Notre équipe s'inscrit en véritable partenaire des pôles et des élus de notre collectivité. Votre mission:
Vous serez amené à mobiliser vos savoir-faire techniques, liés à la gestion administrative, à la coordination des instances décisionnelles (comme les assemblées, conseils, commissions) et au suivi des dossiers institutionnels :

1) Gestion administrative courante :
- Création et pilotage des tableaux de suivi du service (réunions de relecture, ordres du jour des commissions spécialisées, des commissions permanentes et des séances publiques, suivi des rapports et des délibérations)
- Échanges avec les coordinations des pôles
- Mise en forme des délibérations, établissement des masques et typage des annexes
- S'assurer de la publication des délibérations et publications sur IntraRhône
- Réaliser le classement et l'archivage (physique et numérique)


2) Organisation des réunions :
- Planifier les commissions thématiques, les commissions permanentes et les séances publiques
- Préparer le volet logistique : gestion des convocations, suivi des élus présents et des procurations, réservations, supports, mise en place de la salle
- Participation aux instances : suivi des votes, des déports et de la présence des élus en séance


3) Suivi des travaux des assemblées :
- Suivi des rapports sous l'outil PosActes
- Envoi des rapports aux élus avant les sessions
- Préparation de la mise en en signature des rapports (suivi des rapports et des visas)
- Suivi et recherche des éventuelles préconisations de déports en lien avec les chargés de mission
- Veiller à la conformité réglementaire des délibérations
- Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité après signature,
- Préparation du PV de la séance publique


4) Interface avec les élus ou membres des instances :
- Communiquer de façon claire et diplomatique avec les membres des instances et/ou les élus
- Gérer la diffusion des informations confidentielles. Votre profil: Pour réussir sur ce poste, vous apporterez votre rigueur, disponibilité, sens de l'organisation et réactivité mais également votre discrétion professionnelle. Vos qualités relationnelles et le sens du service public vous permettront de vous intégrer à l'équipe et de contribuer à la bonne coordination entre les différents services et celui des Assemblées.

Vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales et disposez d'une première expérience réussie en tant qu'assistant administratif, idéalement au sein d'une fonction publique.

Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous êtes à l'aise dans l'utilisation des outils de GED.

Votre boite à outils
Poste à temps plein à pourvoir à partir du 1er septembre 2026
Poste basé à Lyon
Poste télétravaillable : OUI
Catégorie du poste : B - Cadre d'emploi : Rédacteur territorial
34 jours de Congés Payés + 12 jours de RTT
Prise en charge à 75% d'abonnement transport en commun
Carte restaurant, prestations sociales et culturelles, avantages vacances et sportifs, etc.
Recrutement par voie de mutation, de détachement, contractuelle (CDD 1 an renouvelable).

Prêt à relever le défi ?
Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez un collectif dynamique et attaché au sens du service public.

Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d'une démarche pro-active et inclusive.