Agent d’accueil et de gestion administrative F/H

Le 9ème arrondissement compte une population de plus de 51 300 habitants. La mairie du 9ème est composée de 35 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants. Au sein du pôle Missions décentralisées vous avez pour principale mission l’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses liées à la petite enfance, au scolaire, au logement social, aux salles gérées par l’arrondissement.
MISSIONS PRINCIPALES:
Accueil des Usagers :Accueillir les usagers du pôle Missions décentralisées, en présentiel ou par téléphone, en identifiant, filtrant et orientant leurs demandes.
Information et Orientation :
Fournir des informations vérifiées pour lutter contre le non-recours aux droits et orienter les usagers vers les bons interlocuteurs ou structures. Assurer un accompagnement dans les démarches numériques pour les publics éloignés du numérique.
Prise de Rendez-vous :
Organiser les rendez-vous pour les formalités traitées par le pôle et gérer les messageries génériques.
Application des Procédures :
Garantir le respect des procédures pour assurer l’équité dans le traitement des demandes et favoriser une relation adaptée en fonction du public et de la situation.
Travail en Équipe et Réseau :
Collaborer avec les partenaires internes et externes pour proposer des solutions et améliorer la qualité du service rendu. Renforcer le pré-accueil de la mairie en cas de besoin.
Suivi des Dossiers Thématiques :
Gestion des Demandes :
Assurer la centralisation, le traitement et la transmission des demandes liées aux domaines scolaire, petite enfance, logement social et salles associatives, avec une pré-analyse et dans les délais impartis.
Diffusion des Directives :
Aider à la communication des directives aux différents services de la Mairie du 9e, en anticipant et planifiant les campagnes et en organisant le temps de travail.
Préparation et Suivi des Réunions :
Préparer les commissions ou réunions thématiques (tableaux, statistiques, etc.), organiser et suivre les séances du conseil d’arrondissement (ordre du jour, convocations, comptes rendus, affichage légal).
Suivi des Délibérations :
Assurer le suivi des délibérations et des arrêtés du Maire, ainsi que la gestion des situations nécessitant une expertise ou un soutien social (renvoi vers les partenaires).

Expérience professionnelle :

• Une expérience de 6 mois à 2 ans dans un poste similaire est requise.

Connaissances techniques :

• Bonne connaissance de l'arrondissement, de l'institution Ville de Lyon et des partenaires institutionnels.
• Maîtrise des différents canaux d'entrée, de l'organisation et du fonctionnement des services.
• Compétences dans l’utilisation des outils bureautiques et des logiciels spécifiques : E-Sirius, Planitec, Airdelib, Maelis, Selligent, Astre, etc.

Savoir-faire :

• Techniques d'écoute active et accueil du public pour répondre efficacement aux besoins.
• Compétences en expression écrite et orale, pour transmettre des informations de manière claire et précise.

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et capacité à travailler en équipe.
• Diplomatie et empathie pour interagir de manière positive avec les usagers.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des informations relatives aux personnes.