Responsable administratif et financier (H/F) - CDD (12 mois)

Locataires de logements passoires ou bouilloires dans les villes, riverain.es des agro-industries polluantes ils et elles s’organisent en syndicat d’habitant.es pour défendre leurs conditions de vie et se fédèrent à l’échelle nationale et internationale pour peser sur les décisions qui les concernent. Justice Ensemble regroupe ces syndicats d’habitants des villes (les Locataires Ensemble ) et des campagnes (les Riverains Ensemble ) ainsi que l’ Institut Alinsky qui fait la promotion d’un droit d’interpellation auprès des collectivités et le Global Labour Institute qui facilitent leurs alliances avec les syndicats professionnels. Cet écosystème puissant vise à lutte pour une justice sociale, climatique et vitale pour nous tous.tes.

Structuré en 2024, le groupe Justice Ensemble rassemble actuellement 4 associations qui se sont réunies pour mutualiser leur force et savoir-faire face à un contexte social et climatique toujours plus inquiétant. Ce groupe représente 600 K de budget annuel et 12 salarié.es.

Sous la supervision de Marielle Benchehboune, co-directrice du groupe et en lien avec les autres membres de la codirection, le poste de Responsable administratif.ve et financier.e aura les missions suivantes :

Missions du poste

1/ Administratif

• Piloter l’ensemble des tâches et engagements administratifs pour garantir le bon fonctionnement du groupe, avec l’appui d’une prestataire à mi-temps
• Assurer le suivi de la comptabilité analytique, en lien avec la prestataire, et assurer la révision et les clôtures comptables en lien avec le cabinet d’expertise comptable
• Être responsable de la certification Qualiopi et assurer son suivi en lien avec les formateurs et avec l’appui de la prestataire
• Être garant de la réalisation des échéances administratives et réglementaires (reçus fiscaux, impôts, Bilan pédagogique et financier etc.)
• Proposer, élaborer et suivre les process nécessaires au bon fonctionnement (RH, gestion des cotisations des membres, gestion des formations extérieures etc.)
• Assurer le lien avec les différents interlocuteurs (banque, cabinet comptable etc.)
• Valider les paies (utilisation du Chèque Emploi Associatif) et les mettre en paiement ; procéder aux règlements des fournisseurs etc.
• Superviser et accompagner la prestataire à mi-temps en charge de la gestion administrative, RH et formation (préparation de la comptabilité, préparation des paies et des variables, suivi des contrats de prestation de formations, gestion des cotisations des membres etc.)
• Faire le suivi du matériel professionnel mis à disposition aux salarié.es du groupe et de leur bon fonctionnement (anti-virus, remplacement de matériel etc.)
• Appui technique à la gouvernance : préparation des documents statutaires, PV, déclaration de modifications auprès de la préfecture etc.
• Être force de proposition et appuyer la codirection sur les enjeux structurels liés au groupe (ex : conventions réglementées etc.) et aux différentes activités (ex : création de nouvelles entités etc.)
• Soumettre et co-constuire avec l’équipe des propositions / outils visant à poursuivre la professionnalisation de la structure (ex : Outils de gestion des données, gestion des cotisations etc.)

2/ Financier

• Appuyer la codirection dans l’élaboration du budget annuel,
• Réaliser des états de situation budgétaire (3 fois par an), avec l’appui de la prestataire
• Mettre en place des tableaux de bords et outils financiers permettant d’assurer un reporting rigoureux à la codirection
• Anticiper, suivre et planifier la trésorerie et ses tensions éventuelles ainsi que les flux de trésorerie interne au groupe

3/Appui à la recherche de financements

• Suivre et être garant des échéances liées aux financements (dépôts d’appels à projet, échéances de bilans liées aux conventions etc.)
• Suivre et appuyer la réalisation des obligations liées aux conventions (réaliser les appels de fonds et suivi des versements, appuyer les obligations de bilan en lien avec les chef.fes de projet ou la codirection etc.)
• Faire le reporting financier des projets et les budgets prévisionnels des demandes de financement en lien avec les chef.fes de projet et / ou direction
• Appui aux chef.fes de projet pour faire la veille, prospecter et identifier les financeurs potentiels (appels à projet, partenariats etc.)