Assistant.e d’administration des projets européens, d’accompagnement et d’autres projets internationaux

Secteur

Culture

Description de l'entreprise/de l'organisme

L'association Arty Farty recrute un.e assistant.e d'administration en CDD de 18 mois.

Sous la responsabilité de l'administratrice adjointe, il/elle aura pour mission principale la participation au déploiement de l'administration des projets européens, des projets d'accompagnement et d'autres projets internationaux (hors Nuits sonores, sauf à la marge).

Le ou la salarié.e travaillera en collaboration étroite avec un mini-pôle du pôle administration composé de 2 chargé.e.s d'administration (l'un des projets européens) et l'autre des projets d'accompagnement et de transmission, et de l'administratrice adjointe. Le mini-pôle est intégré au pôle administration composé de 5 salarié.e.s.

Il/elle travaillera également en concertation avec les équipes projets constituées de différents pôles.

À PROPOS D'ARTY FARTY
Née en 1999 à Lyon, Arty Farty est une association loi 1901 à but non lucratif, européenne et indépendante, au service de la jeunesse, des cultures indépendantes, de la citoyenneté en Europe. Depuis 25 ans, Arty Farty s'intéresse avec conviction et enthousiasme aux scènes émergentes, à la diversité et au renouvellement des formes, des sons, des récits et des esthétiques, à la jeunesse, à la fête, à la nuit, aux contre-cultures, à ce qui vibre et respire partout sur la planète. Créée pour soutenir cette émergence artistique vitale et en particulier pour promouvoir les cultures et les médias indépendants, Arty Farty a, au fil de son développement, acquis des compétences et des savoir-faire dans la création et l'animation de lieux culturels, la production d'événements, l'accompagnement de projets, l'ingénierie culturelle, la formation et le pilotage de projets européens. Arty Farty est également à la tête d'un écosystème de structures au service de son objet social telles que Le Sucre et Toast (food court Heat), et a lancé en septembre 2019 son hub créatif Hôtel71 pour développer des programmes d'accompagnement dédiés aux nouveaux médias et aux porteurs de projets culturels.

1) LES PROJETS EUROPÉENS
Arty Farty développe et participe à plusieurs projets européens :

THE INDEPENDENT MOVEMENT FOR ELECTRONIC SCENES (TIMES) :
Une grande coopération Europe Creative pilotée par Arty Farty qui réunit 10 festivals forums

RÉSEAU RESET! :
Un réseau qui rassemble et soutient des organisations culturelles et médias indépendants à travers l'Europe fondé en 2022 co-financé par le programme Europe Créative network. Arty Farty coordonne le réseau.

EUROPEAN LAB :
La plateforme de débats d'idées European Lab repère et connecte artistes, activistes, penseur·euses, journalistes, des secteurs indépendants et européens. Au cours de forums organisés entre Lyon, Bruxelles et le reste de l'Europe, European Lab vise à créer des espaces de dialogues et d'échanges qui ont pour mission d'imaginer le futur de la culture.

Au gré de l'évolution des projets européens sur lesquels Arty Farty est impliqué, le/la salarié·e est également susceptible de travailler sur de nouveaux projets.

PRÉSENTATION DES ACTIVITÉS D'ACCOMPAGNEMENT ET DE TRANSMISSION
Maison commune, lieu de vie, espace de travail et d'échanges, Hôtel71 est un lieu de transmission et d'accompagnement de projets culturels et de médias émergents, créé par Arty Farty, et ouvert en 2019 à Lyon, dans le quartier de la Confluence.

DES INCUBATEURS :
L'Incubateur dédié aux Médias émergents propose un programme d'accompagnement à destination des médias émergents, un dispositif soutenu par la DGMIC (Direction Générale des Médias et des Industries Culturelles du Ministère de la Culture) et la Métropole de Lyon. Basé entre Lyon (Hôtel71) et Paris (La Gaité Lyrique). Un autre incubateur sera mis en place prochainement.

UN COMPTOIR D'ORIENTATION ET DE SERVICES :
Avec le soutien de la Métropole de Lyon, Hôtel71 a mis en place un « comptoir d'orientation et de services », à destination des structures culturelles et médias.

UN ORGANISME DE FORMATION :
L'organisme de formation d'Arty Farty certifié Qualiopi délivre des formations à des bénéficiaires individuels ou collectifs, en répondant notamment à des appels d'offres.

UNE PROGRAMMATION ÉVÉNEMENTIELLE :
Hôtel71 dispose d'un espace pour accueillir du public (conférences, tables-rondes, concerts) au sein duquel est programmé le cycle « Visiteurs et Visiteuses du jeudi » qui invite chaque semaine une personnalité du secteur culturel et des médias destinées à connecter entre elles les communautés créatives, mais aussi le grand public.

Chaque année, Podcast Hôtel est un événement consacré à l'univers du podcast natif, de la création audio et des nouveaux récits indépendants à travers une programmation d'ateliers, de masterclass et de tables-rondes. Ce festival a pour objectif d'encourager la réflexion autour des enjeux actuels des médias, transmettre des outils concrets et proposer des espaces de mise en réseau pour les professionnel·les du secteur.

L'ACCOMPAGNEMENT ET LA PROFESSIONNALISATION D'ARTISTES ÉMERGENTS
Avec un studio pour des cours de DJ, de production musicale et de podcasts au sein d'Hôtel71, avec ses équipes renforcées de professionnels du secteur, Arty Farty accompagne et professionnalise des artistes émergents tout au long de l'année.

PRÉSENTATION DES PROJETS INTERNATIONAUX
L'assistant.e sera également amené.e à travailler sur d'autres projets internationaux, comme les saisons croisées avec l'Institut Français, au gré de l'évolution de l'activité d'Arty Farty.

Description du poste

L'Assistant.e d'administration des projets européens, d'accompagnement et des projets internationaux, dans le respect des contraintes juridiques et budgétaires, effectue les missions suivantes :

BUDGET / COMPTABILITÉ
- Participer à établir et suivre les budgets des différents projets en lien avec les pôles concernés et inscription des factures en comptabilité générale et analytique, lettrage
- Établir les devis / factures / relances impayés
- Préparer les règlements et participer au suivi de la trésorerie

CONTRACTUALISATION
- Participer à la réflexion sur les modalités de production, à l'établissement des contrats et à la mise en œuvre de la relation contractuelle avec les parties prenantes (partenaires, coopérateurs, clients, médias, incubés, intervenants, artistes...)

DEMANDES DE SUBVENTION ET AUTRES FINANCEMENTS :
- Participer à l'élaboration des demandes de subvention et autres financements, au suivi des subventions, aux réponses sur les aspects administratifs et financiers des appels d'offre

DÉMARCHES ADMINISTRATIVES DIVERSES LIÉES AUX ACTIVITÉS :
- Apporter un soutien dans les démarches suivantes :
- Exploitation : fermetures tardives, débit de boisson, occupation des lieux...
- Organisme de formation : suivi du parcours qualité, bilan pédagogique et financier annuel, référencements sur les sites institutionnels dédiés

GESTION DES OUTILS COLLABORATIFS ET DE GESTION DE PROJETS :
- Rétro-plannings
- Outils collaboratifs : Asana, Slack, serveur, drives...
- Participation à la rédaction de processes

SECRÉTARIAT / VIE DU PÔLE :
- Participation au secrétariat (courrier, accueil téléphonique, classement, archivage...)
- Participation aux réunions du pôle administration et aux réunions projets en fonction des projets
- Aide à la préparation des réunions, et à la rédaction de compte-rendus
- Planification

Description du profil recherché

Savoirs techniques :
Une connaissance, une compréhension et une envie d'aller plus loin par rapport aux compétences suivantes est souhaitée :
- Droit des contrats
- Élaboration et suivi de budget dont Excel
- Des connaissances en comptabilité (dont logiciels de comptabilité) seraient un plus
- Forte capacité d'organisation, de gestion de projets
- Maitrise des outils collaboratifs (Asana, Slack, Notions...) voire connaissance en automatisation des tâches
- Capacités rédactionnelles
- Forte appétence pour les projets culturels, les nouveaux médias et les projets européens d'Arty Farty
- Pratique de l'anglais, bon niveau à l'écrit et à l'oral

Savoirs-être
- Organisation et rigueur,
- Communication, travail en équipe et esprit d'équipe

Description de l'expérience recherchée

Formation en administration de projets, avec une forte connaissance et appétence pour le secteur culturel et des médias, l'entrepreneuriat, la transmission et l'accompagnement, l'Europe (NB : ce poste n'est pas ouvert pour les contrats en alternance).

Formation / études : administration et gestion, Institut d'Études Politiques, management culturel, entrepreneuriat, gestion de projet...