Assistant(e) de direction et logistique

Appui à la direction et coordination interne
Rattaché(e) à la direction de l’Arche de Noé, l’assistant(e) de direction et logistique apporte un appui opérationnel au pilotage de la structure. À ce titre, il/elle organise les réunions, élabore les supports, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions. Il/elle centralise les informations utiles, en organise la diffusion auprès des équipes et des partenaires, et contribue au suivi des projets en lien avec le projet social.

Gestion logistique, suivi du patrimoine et du matériel
Il/elle assure la gestion opérationnelle du patrimoine et des équipements en planifiant et en suivant les interventions de maintenance. Il/elle réalise le recensement du matériel, met à jour les inventaires et en assure le suivi régulier. Il/elle contrôle l’état des locaux et des équipements, identifie les besoins en réparation, remplacement ou acquisition, et coordonne les prestataires. Il/elle suit les contrats liés au bâtiment, participe à la gestion des stocks et veille au respect des normes de sécurité et de conformité.

Suivi administratif RH et gestion des temps
Il/elle assure le suivi des congés, récupérations et absences, contrôle les plannings et les volumes horaires, et centralise les éléments variables nécessaires à l’établissement de la paie. Il/elle vérifie la fiabilité des données transmises et contribue à la mise à jour des outils de suivi RH.

Structuration des procédures et organisation interne
Il/elle rédige et actualise les procédures internes et externes, structure les outils de suivi et contribue à l’harmonisation des pratiques professionnelles. Il/elle identifie les axes d’amélioration et propose des ajustements visant à renforcer l’efficacité et la lisibilité de l’organisation.

Suivi administratif, conventions et archivage
Il/elle assure le suivi des conventions en contrôlant les échéances et les obligations associées, organise leur classement et garantit leur archivage. Il/elle structure les documents administratifs et veille à leur accessibilité, à leur traçabilité et à leur conformité.

Accueil du public (mission ponctuelle)
À titre exceptionnel, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique des usagers en cas d’absence de la chargée d’accueil. Il/elle informe, oriente et assure une continuité de service, dans le respect des principes d’accueil inconditionnel portés par la structure.

Contribution au projet social et à la qualité de service
Il/elle contribue à la mise en œuvre du projet social en soutenant l’organisation des actions, en facilitant les relations avec les partenaires institutionnels (CAF, Ville, associations) et en participant à la qualité d’accueil et de service rendu aux publics.