Coordonnateur unité courrier-tri-numérisation (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Forte de 9 600 agents, elle porte des politiques publiques ambitieuses et réalise ses missions de service public dans de nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport.
La direction logistique et moyens généraux met à disposition des services et des agents de la Métropole, les ressources logistiques qui leur sont nécessaires pour l'accomplissement de leurs missions. Elle s'organise via l'activité de ses 5 services dont le service accueil-courrier.
Sous la supervision du responsable de l’unité Courrier, vous assurez la coordination et le suivi de l’activité, vous veillez à la bonne organisation des opérations (tri, numérisation, distribution, affranchissement), assurez le reporting et êtes l’interlocuteur privilégié des services bénéficiaires et des prestataires externes.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS:
En lien avec le responsable d’unité, vous assurez le suivi de l’activité, notamment à travers le suivi des dépenses d’affranchissement, la gestion des fournitures et le contrôle des factures avant mise en paiement.
Vous organisez et coordonnez les activités quotidiennes en tenant compte des priorités et des urgences. Vous garantissez le traitement, l’orientation et la traçabilité des plis entrants et sortants conformément aux procédures en vigueur. À ce titre, vous prenez en charge les courriers stratégiques ou sensibles, assurez le suivi des courriers recommandés, des envois spécifiques et de l’affranchissement, et veillez à la bonne application des règles de gestion du courrier. Vous veillez à la bonne mise en oeuvre de la distribution du courrier, qu’elle soit réalisée en régie ou externalisée, et à la bonne transmission des consignes auprès des services bénéficiaires.
Vous êtes en charge de la gestion de la boite mail générique, à ce titre, vous êtes l’interlocuteur privilégié des services métropolitains et des prestataires extérieurs, en veillant au respect des délais et à la qualité du service rendu. Vous participez à l'accompagnement des utilisateurs de l’outil GECO.
Vous assurez l'intérim du responsable d'unité durant ses congés, et pouvez être amené, dans le cadre de la polyvalence, à effectuer toute mission complémentaire nécessaire à la continuité de service.

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac , 69003 Lyon
- temps de travail : Choix entre 3 cycles de travail spécifiques et dérogatoires avec une prise de poste à 7h15 et une pause méridienne de 45 minutes:- 35h00 (7h00/jour + pas de RTT) fin de poste à 15h00- 37h30 (7h30/jour + 15 RTT) fin de poste à 15h30- 38h45 (7h45/jour + 22 RTT) fin de poste à 15h45
- déplacements : occasionnels sur sites de la Métropole (véhicules de pool et mode de déplacements doux privilégiés)
- conditions d’exercice :
- Permis B en cours de validité indispensable,
- Possibilité de manipulation de charges lourdes.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :
Organisé et rigoureux, vous disposez d’une expérience en gestion administrative ou en coordination d’activité vous permettant d’assurer un suivi fiable (tableaux de bord, suivi de dépenses, contrôle de factures, respect des procédures) et d’analyser et traiter des données simples.
Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques courants (Word, Excel, Outlook…) et êtes en capacité d'accompagner les nouveaux bénéficiaires, notamment dans la prise en main de l’outil GECO. Vous disposez du permis B en cours de validité.
À l’aise dans la communication écrite et orale, vous savez rendre compte de votre activité et transmettre des consignes claires et adaptées à vos interlocuteurs.
Vous savez faire preuve d’autonomie dans l’organisation de votre travail et proposer des améliorations simples du fonctionnement quotidien. Vos qualités relationnelles vous permettent de travailler en équipe et de vous adapter à des interlocuteurs variés. Vous savez gérer des situations de tension avec discrétion et professionnalisme.

Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c’est également bénéficier :
- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une restauration collective possible (sur place ou à proximité),
- de nombreuses prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, famille, aides sociales..),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne,
- d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites,
- d’une conciergerie.