Gestionnaire administratif - Gestion des visites...

Avant d’aller plus loin, vous devez savoir ceci :

Notre entreprise a été récompensée par le label Great Place to Work pour la 3ème année consécutive ! Et si vous nous rejoigniez ?

Nous sommes Leyton, un cabinet de conseil international né en France. Nous accompagnons les organisations dans le financement de leurs projets pour construire un présent vertueux et un futur durable. Pour nos clients, nous recherchons des leviers de financement pour soutenir l’innovation, les économies d’énergie ou améliorons leur performance financière.

Dans un contexte de forte croissance, notre pôle Efficience recrute pour son bureau lyonnais, un Gestionnaire administratif H/F en CDI, à pourvoir dès que possible.

Le pôle Efficience accompagne des décideurs (DG, DAF, DRH) à identifier et à actionner des dispositifs d’aides et d’optimisation et perçoit une rémunération au succès.

Vos missions chez Leyton

A ce poste, vous accompagnez la mission externalisée de gestion des visites médicales pour les effectifs de nos clients (BPO), ce qui inclut :

1. Gestion administrative des centres de visites médicales (CVM)

• Récupérer les bilans annuels auprès des Centres de Visites Médicales et les transmettre aux clients (période de février à avril)

• Récupérer et archiver les contrats d'adhésion auprès des centres de santé au travail

2. Gestion et mise à jour des données salariés

• Assurer le suivi des salariés dans le cadre des mobilités et des changements de poste et dans ce cadre assurer la mise à jour mensuelles des portails des Centres de Visites Médicales

• Effectuer les mises à jour nécessaires dans l'outil de suivi

• Vérifier la cohérence et la qualité des données enregistrées

3. Suivi des déclarations annuelles

• Participer à la campagne des déclarations annuelles (de décembre à mars)

• Réaliser les contrôles administratifs nécessaires sur la réalisation

• Apporter un support aux gestionnaires pour la complétude des déclarations.

4. Gestion documentaire et traitement du courrier

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant

• Numériser et archiver les documents

• Assurer le classement électronique des dossiers

• Garantir la bonne conservation des documents administratifs

5. Dépôt et suivi documentaire clients

• Réaliser le dépôt hebdomadaire des documents sur les serveurs clients : factures, fiches de suivi ou autres documents contractuels ou administratifs

• Vérifier à la bonne transmission des documents.

6. Qualité, procédures et conformité

• Participer à la mise à jour des procédures de fonctionnement du service

• Contribuer à la démarche Qualité et ISO

• Apporter un appui au manager dans les actions de mise en conformité

• Participer au suivi des plans d'actions et des audits internes

• Veiller à l'application des procédures et modes opératoires

Profil recherché :

Formation

• Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat, secrétariat ou équivalent

Expérience

• Une première expérience dans un environnement administratif, RH ou santé au travail est appréciée

• Une expérience en gestion documentaire ou en support administratif constitue un atout

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).

• Aisance avec les outils de gestion et bases de données

• Maîtrise de la gestion documentaire et de l'archivage numérique

• Capacités de contrôle et de fiabilisation des données administratives

Compétences professionnelles

• Rigueur et sens de l'organisation

• Respect de la confidentialité des informations

• Esprit d'équipe et sens du service

• Autonomie dans la gestion des tâches administratives

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles

Conditions particulières

• Activité comportant des périodes de forte charge lors des campagnes annuelles de déclarations et de collecte des bilans des centres de visites médicales.

• Interactions régulières avec les centres de santé au travail, les gestionnaires et les managers.
  

Rejoindre Leyton c’est … 

-Se construire une carrière sur-mesure, adaptée à vos compétences, vos projets et votre personnalité 

-Avoir des perspectives d’évolution rapide grâce à un parcours de formation 

-Rencontrer des personnes inspirantes, expertes dans leurs domaines 

-Se créer des opportunités de mobilité en France et à l’international 

-Trouver du sens dans vos missions 

Les + de votre vie de Leytonien : 

-Rémunération fixe ( grille d'embauche à 24.5k€ bruts annuels ) + prime variable sur objectifs pouvant atteindre 2k€ annuels , soit un package jusqu'à 26.5k€

-Participation annuelle  

-EGYM Wellpass pris en charge à 100% : sport et bien-être 

-Service d’avocats illimité et gratuit  

-Primes de cooptation et d’innovation  

-Primes vacances 

-Prime de Noël SWILE  

-Chèques Vacances 

-Team building : semaine d’intégration, séminaire annuel 

-1 journée offerte / an pour des engagements RSE 

-Des horaires fixes agréables en semaine, permettant un bon équilibre vie pro/perso associé à des RTT employeurs offerts pour les ponts de jours fériés

L’équipe Efficience n’attend plus que vous ! 

Alors, prêt à devenir Leytonien ? Candidatez ! 

Le déroulement des entretiens ?  

Un appel téléphonique avec Pierre

Un entretien RH visio avec Pierre

Un entretien en agence avec Agnès et/ou Béatrice, en charge de la direction du service

Engagée pour construire un monde plus responsable et plus juste. Ouvert à toutes les compétences, Leyton s’inscrit dans une démarche d’égalité, de diversité et d’inclusion.

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