Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Descriptif du poste et des missions de l'agent :

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant : - La scolarité des Diplômes Universitaires (DU- DIU) et autres certifications - La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).

Activités principales :

Gestion des inscriptions et de la scolarité - Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone). - Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures. - Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, ...). - Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP. - Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.). - Suivre l'assiduité. - Organiser les sessions d'examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.

Contractualisation et suivi administratif en FP - Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant). - Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures). - Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes). - Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC) Interface avec les acteurs internes et externes - Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants - Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics. - Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques. - Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l'agence comptable. - Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d'organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting - Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat). - Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données. - Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF). - Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions). - Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences techniques attendues : - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager), notions de comptabilité et de facturation. - Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle

Connaissances : - Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle - Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications - Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO) - Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes)

Savoir-être : - Sens du service, communication claire, travail en équipe - Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants. - Autonomie

Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans

Poste à pouvoir le 01/09/2026 Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B Rémunération mensuelle brute: 2 243,16 € En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de : - 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions, - la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,... - l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua - l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs, - possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) - restauration sur le campus avec une participation financière de l'université