Agent d'accueil et d'orientation des usagers H/F

A propos de DEPARTEMENT DU RHONE: Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d'une Collectivité Territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l'offre d'emploi idéale pour vous !

Qui sommes-nous ?
Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 470 000 habitants au quotidien et oeuvrons en faveur de la santé, l'éducation, la culture, la mobilité et l'aménagement du territoire.

Votre future équipe :
En rejoignant le Pôle Aménagement et Exploitation et plus particulièrement le Service accueil et relations usagers internes de la Direction des moyens généraux (DMG), vous intégrerez une équipe de 14 personnes : 1 référent financier, 2 chargées de coordination des prestations, 2 référentes coordination des prestations et 8 agents d'accueil et d'orientation des usagers sous la responsabilité de la cheffe de service.

La DMG contribue à assurer le quotidien des agents départementaux en gérant les prestations nécessaires au fonctionnement des services, à l'exception du patrimoine et de l'informatique.

Notre équipe s'inscrit en véritable partenaire des pôles de notre collectivité et accompagne les usagers externes (public, sociétés, partenaires) et internes (agents départementaux) du Département.
Votre mission: Vous serez amené à assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.

Ce poste constitue le premier contact avec la collectivité et garantit une prise en charge de qualité, contribuant ainsi à l'image et à la qualité du service rendu aux usagers.

Vous serez amené à intervenir sur 2 sites et à accomplir les missions suivantes :

1/ Accueillir et informer
Vos missions au service des usagers externes :
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en les renseignant et en les orientant ;
-Consulter quotidiennement la messagerie vocale du standard et transmettre les messages reçus.
Vos missions au service des usagers internes :
-Assurer la qualification des demandes dans l'outil informatique dédié et assurer une réponse de 1er niveau ;
-Transférer les demandes ne pouvant être traitées en 1er niveau vers les interlocuteurs internes compétents.

2/ Accueillir et orienter
-Réguler les flux d'accueil et veiller au respect des procédures d'accès ;
-Identifier les situations particulières nécessitant une orientation vers un niveau d'expertise supérieur;
-Gérer les badges de stationnement ponctuel (parking) pour le bâtiment du Sévigné.

3/ Assurer un accueil numérique et concourir au pilotage d'activités
-Enregistrer, traiter et suivre les demandes simples (guichet unique de 1er niveau) dans l'outil informatique prévu à cet effet ;
-Mettre à jour les outils de suivi (ex : tableau de suivi d'activité) et les bases de données nécessaires au service ;
-Réaliser des tâches administratives liées à l'activité du service, tenir des tableaux de suivi quotidiens à jour permettant d'alimenter des statistiques.

4/ Contribuer aux activités des directions partenaires
-Assurer un support opérationnel pour le secrétariat du Président, Direction générale des services ou le Cabinet (ex : mise sous plis) ;
-Distribuer le courrier dans les boîtes aux lettres des élus, réceptionner les journaux et magazines remis et les disposer en salle de lecture.
Votre profil: Vos compétences à partager :

Savoir-faire :
-Accueillir et renseigner un public varié ;
-Analyser une demande et apporter une réponse de premier niveau ;
-Gérer plusieurs sollicitations simultanément ;
-Maîtriser les outils bureautiques (notamment Word, Excel, Outlook, Teams) et avoir une appétence pour les outils numériques
-Avoir le sens de l'écoute et savoir s'exprimer de manière intelligible.

Savoir-être :
-Sens du service public ;
-Excellentes qualités relationnelles et d'écoute ;
-Courtoisie, discrétion et neutralité ;
-Rigueur et sens de l'organisation ;
-Capacité à travailler en équipe ;
-Capacité de travail dans un environnement exigeant et à gérer des situations sensibles.

Une première expérience significative dans des activités similaires et une connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales seraient appréciées.