Responsable du service des études et de la scolarité - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

L’Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l’un de l’autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.

Elle dispose ;

• d’une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
• d’un théâtre : la salle Kantor ;
• d’un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
• de deux salles de musique ;
• de deux gymnases
• de deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.

Son budget annuel est d’environ 150 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en œuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Cycle pluridisciplinaire Sciences et société, le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters, ou suivre une formation d’établissement (D.U.).

Missions principales du poste

• Conseiller et représenter la vice-présidence aux études à sa demande.
• Instruire, préparer les dossiers et suivre l’application des décisions
• Assurer le suivi des étudiants en situation de formation et l’accompagnement des équipes pédagogiques.
• Encadrer et animer le service
• Assurer la régularité des actes et des procédures
• Mettre en œuvre les outils informatiques de gestion de scolarité (SVE-ENSCOL-ENSTAGE)
• Contribuer à mettre en œuvre la politique de formation de l’établissement
• Contribuer à l’aide au pilotage.

• Gestion de la scolarité post admission à la diplômation
• Gestion des formations (Coriandre- Enscol)
• Assistance aux usagers (externe et interne)
• Animation du service :
  • Organisation et coordination
  • Diffusion/transmission des informations
  • Encadrement
  • Recrutement des personnels et des personnels vacataires
• Réglementation
  • Veille réglementaire
  • Accompagnement à la mise en place des procédures (formalisation, harmonisation, contrôle, respect des délais)
• Pilotage de l’activité
  • Contrôle de la collecte et fiabilisation des données du SI

• Conduire les entretiens professionnels
• Elaborer, actualiser des procédures
• Répondre aux enquêtes, audits
• Mettre en place des actions de communication (équipe, CDD, site web, portail).

24 personnes composent ce service divisé en 3 bureaux : 2 bureaux licences/masters et gestion du normalien et 1 bureau des activités transversales. Il est situé sur 2 sites : le site Descartes et le site Monod.

Télétravail possible selon convention de l’établissement.

Contrainte de service : Amplitude horaire possible selon les contraintes de calendrier des activités de scolarité. Un samedi par an travaillé à l’occasion de la cérémonie de remise du diplôme

Profil recherché :

Compétences requises

Connaissances

- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche

- Connaître la réglementation applicable aux opérations de scolarité et de gestion des formations

- Connaître le statut des élèves normaliens et la réglementation associée

- Maîtriser le cadre du LMD

- Maîtrise de l'anglais au niveau B2 du cadre européen commun de référence pour les langues

- Maîtriser l'offre de formation de l'Ecole sur les Licences (en lien avec universités partenaires) et Masters

- Maîtriser les outils bureautiques. Excel en niveau avancé

- Savoir manager et encadrer une équipe

- Savoir s'approprier rapidement les applications informatiques

- Savoir gérer des groupes et les conflits

- Réaliser des synthèses ; rédiger des rapports ou des documents

- Conduire des entretiens

- Déléguer et évaluer

- Savoir transmettre son savoir-faire, former son équipe et la mobiliser sur les priorités.

Compétences comportementales

- Rigueur/fiabilité/intégrité

- Sens relationnel

- Sens du travail en équipe, de la traçabilité écrite et du reporting

- Capacité d'adaptation aux personnes, aux outils, aux nouveaux contextes

- Réactivité

Fermeture administrative de nos services : les candidatures seront étudiées à compter du 01/08/2025. Merci pour votre compréhension