Gestionnaire concours - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

MISSION :
Exécuter les tâches relatives à la mise en œuvre de la politique réglementaire pour le recrutement par concours des élèves et pour le recrutement sur dossier des étudiants et étudiantes normaliennes ainsi que des auditeurs et auditrices de master à l’ENS de Lyon.

ACTIVITES :

Activités principales :

Concours littéraire et scientifiques :

• Constituer les dossiers pour le recrutement et la rémunération des membres du jury et effectuer les relances via une application
• Saisir les jurys dans les applications concours en lien avec l’agence comptable puis affilier les membres de jurys à des épreuves
• Participer à l’organisation de la journée de rencontre des professeurs de CPGE avec les jurys des concours
• Contrôler et enregistrer les dossiers d’inscription et répondre aux mails et appels des candidats.

Admissibilité :

• Gérer les copies : préparation de l’anonymat, anonymat des copies, envois aux correcteurs, retour des copies et contrôles afférents.
• Préparer la réunion d’admissibilité

Admission :

• Préparer et participer au bon déroulement des épreuves orales
• Préparer la réunion d’admission et veiller à son bon déroulement
• Remettre et envoyer les relevés de notes aux candidats

Gestion budgétaire et financière en binôme avec la gestionnaire des concours scientifiques :

• Calculer et suivre la rémunération des jurys littéraires et scientifiques
• Traiter les missions «concours scientifiques» : réservations train et logement,
• Remboursement des frais de mission des membres de jurys des concours scientifiques
• Gérer les commandes de matériel pour les concours scientifiques
• Exécuter le budget : passer les décisions d’achat, suivre les factures, liquider les états de frais

Activités associées :

• Accueillir et renseigner les jurys et candidats
• Participer au développement des applications informatiques de gestion des concours communs aux ENS

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel :

• Les textes réglementaires relatifs à l’organisation et au déroulement des concours administratifs
• Les règles fondamentales de l’organisation des concours ENS
• Les principes de sécurité liés à l’organisation d’un concours
• Les bases de la comptabilité budgétaire
• Logiciels de bureautique et financier propre à l’école
• Application informatique de gestion des concours et l’application web pour l’admission sur dossier
• Usage de la messagerie électronique

Savoirs faire opérationnels :

• Mettre en œuvre les méthodes d’interprétation d’une réglementation 
• Etre organisé et méthodique
• Etre autonome dans son travail
• Aimer travailler en binôme et en équipe

Savoir Être :

• Accueillir, écouter, renseigner, proposer
• Faire preuve de discrétion
• Faire preuve de réactivité face à certaines situations

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Description du service : 6 agents
Relation hiérarchique : coordination des activités du poste par l'adjoint au responsable du service, sous l’autorité hiérarchique du responsable du service.

Relations fonctionnelles :
Internes :

• les membres des jurys de la BEL et du concours littéraire
• responsables des formations et les directeurs de département
• service scolarité, l’agence comptable, le service des ressources humaines, ENSmédia, le service logistique
• élèves et étudiants.

Externes :

• membres des jurys de la BEL et du concours littéraire d’entrée
• lycées centres d'écrit du concours d'entrée
• fournisseurs
• partenaires de la BEL

Contraintes particulières de travail : pics d’activité en fonction des calendriers de concours