Assistant de gestion de formation professionnelle H/F

À propos de nous Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société. Membre de l'Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d'études de qualité. Ouverte sur l'Europe et sur le monde, l'Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l'égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d'entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l'Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle. Mission Contexte et missions principales : Finalité du poste : Assurer, au sein du service commun FC3, la gestion opérationnelle et administrative des actions de formation professionnelle :

1. Accueil / information / orientation de premier niveau des publics via les boîtes aux lettres électroniques et génériques, et, la plateforme numérique FranceVae ;
2. Gestion les actions de formation “en incubation” portées par le pôle DI jusqu'au transfert vers la composante de destination, dans le respect du cadre réglementaire et des exigences qualité ;
3. Gestion des aspects budgétaires des actions de formation en lien avec le pôle Gestion du Service Commun.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1) Accueil, information et orientation de premier niveau (front office)

• Gérer les comptes génériques et demandes entrantes (téléphone / mails) : accusés de réception, qualification de la demande, réponse de 1er niveau et transfert en composante (Adresses FC / VAE / Réclamations)
• Tenir à jour les tableaux de bord de flux de demandes (volumétrie, typologie, délais de réponse, suites données).

2) Gestion des actions de formation portées par le pôle DI pendant la phase d'incubation avant le transfert vers la faculté ou l'institut (UFR) a) Gestion et suivi des candidatures :

• Instruire les candidatures (vérification des pièces, relances, conformité) (Outil E-Candidat) ;
• Établir les devis et les éléments administratifs nécessaires, et, contribuer au montage des dossiers de financement ;
• Assurer le suivi administratif avec les individus et entreprises.

b) Gestion administratives des candidats :

• Préparer les conventions ou contrats et suivre le circuit de signatures ;
• Assurer l'interface avec les services de l'université concernés (juridique, financier, composante, intervenants.

c) Organisation et suivi de la logistique des sessions de formation :

• Réalisation des documents de la formation (livret d'accueil, syllabus, cv des intervenants) en relation avec l'équipe pédagogique de la formation
• Organiser la logistique : salles, matériel, reprographie, accueil des intervenants, pauses / restauration si besoin, signalétique.
• Suivre l'exécution : cohérence du planning, coordination des ajustements, information des participants ;
• Produire et gérer les émargements ;

Centraliser les éléments de service fait nécessaires aux financeurs (OPCO, entreprises...) et au processus qualité. · Participer à la réalisation du bilan de la session (attestation, enquête de satisfaction...) 3) Gestion financière des actions de formation en lien avec le pôle Gestion :

• Préparer la facturation des actions des deux pôles
• Saisir / suivre les opérations de facturation selon l'organisation retenue (SIFAC), et suivre les encaissements en lien avec la DAF Recettes.

Profil Compétences professionnelles : Savoir :

• Environnement de l'enseignement supérieur et organisation d'un service de formation continue.
• Écosystème de la formation continue
• Bases du droit de la formation et du travail
• Techniques de gestion administrative et financière (logique “service fait / preuves”), et, de présentation écrite et orale.

Savoir-faire :

• Instruire des dossiers, vérifier la complétude, relancer, sécuriser un circuit de signatures.
• Organiser la logistique d'une action de formation (salles, documents, intervenants, pauses).
• Concevoir / alimenter des tableaux de bord, planifier, prioriser, tenir les délais.
• Préparer, émettre et suivre la facturation (données fiables, pièces justificatives, suivi).
• Savoir planifier son activité en tenant compte des priorités et des échéances
• Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
• Savoir réguler des dysfonctionnements

Savoir-être :

• Sens du service public et de la relation usagers, écoute, diplomatie, pédagogie.
• Rigueur, fiabilité, discrétion/confidentialité, réactivité, esprit d'équipe.
• Esprit d'analyse, autonomie

Diplôme(s) souhaité(s) : Licence Expérience souhaitée : Une expérience en gestion de scolarité ou en formation continue est un plus. Connaissance et outils :

• Pack Office (Excel ++), messagerie, outils de visio.
• Outil financier/comptable de l'université (SIFAC).
• Connaissances des outils métier (E-Candidat - FcaManager – SIFAC) est un plus

Date de prise de poste : au plus tôt Localisation du poste : Manufacture des tabacs Temps de travail hebdomadaire : 37h05 Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable Filière / Grade : Catégorie B Rémunération mensuelle brute : Si titulaire : selon statut Si contractuel : 2000€ + prime annuelle Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 4 mars 2026 Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu'à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois

d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et

évolution professionnelle.

• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel

(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an). • Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU. Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation