Assistant(e) administratif

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Le HR Administrative Assistant soutient l’équipe RH dans la gestion quotidienne des tâches administratives, garantissant la qualité et la fiabilité des données, le respect des procédures internes et la conformité légale. Il/elle contribue ainsi à assurer une expérience collaborateur fluide, à faciliter le travail des RH et à améliorer l’efficacité opérationnelle globale du service.

MISSIONS GENERIQUES

1. Gestion opérationnelle des dossiers du personnel

• Mettre à jour et classer les dossiers individuels (contrats, avenants, attestations, documents légaux)
• Veiller à la bonne tenue des registres, assurer l’archivage et la confidentialité des informations
  
  

2. Support administratif au recrutement & intégration

• Préparer les documents nécessaires à l’embauche (DPAE, contrats, adhésions mutuelle/prévoyance)
• Contribuer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs (gestion des badges, fournitures, organisation des journées d’intégration)
  
  

3. Gestion des absences & suivi administratif

• Traiter les demandes de congés, absences, arrêts maladie, et mettre à jour les systèmes RH correspondants
• Communiquer les informations nécessaires aux managers et à la paie, afin d’assurer une prise en compte correcte
  
  

4. Communication & relations internes

• Assurer la diffusion et la mise à jour d’informations RH (nouveaux process, rappels réglementaires, campagnes internes)
• Répondre aux demandes des collaborateurs sur les questions administratives RH et orienter vers les bons interlocuteurs

5. Contribution à l’amélioration continue

• Proposer des idées pour optimiser les process administratifs, réduire les délais, simplifier les tâches répétitives
• Participer à la mise en place d’outils digitaux, soutenir la digitalisation et la rationalisation des procédures

6. Management & leadership

• Créer un cadre structurant et inspirant : Offrir un environnement clair et engageant, donner du sens aux actions et incarner l'Esprit Club Med.
• Développer et responsabiliser les équipes : Accompagner la montée en compétences, encourager l’autonomie et la prise d’initiative.
• Assurer l’excellence opérationnelle : Piloter la performance avec exigence et bienveillance, en optimisant le temps et les ressources.

INDICATEURS DE PERFORMANCE

• Taux d’exactitude des données RH : Pourcentage de dossiers sans erreur ni omission
• Respect des délais : Pourcentage de documents administratifs traités et transmis dans les délais impartis
• Satisfaction interne : Feedback positif des collaborateurs et des managers sur la réactivité, la clarté et la qualité du support
• Taux d’améliorations mises en œuvre : Nombre d’initiatives et de suggestions abouties pour optimiser les processus
• Réduction des tâches manuelles : Diminution du volume de tâches répétitives grâce à l’automatisation et à la digitalisation