Directeur/directrice des moyens généraux - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

L’Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l’un de l’autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.

Son budget annuel est d’environ 150 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

MISSIONS :

Organiser et conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques des Moyens Généraux de l'Ecole, piloter les services de la direction des Moyens Généraux ;

Encadrer et coordonner les interventions des services et prestataires des moyens généraux en lien avec les autres services d’appui en cohérence avec le Schéma directeur Développement Durable et Responsabilité sociétale : logistique-manutention, Gestion des salles, Courrier, Nettoyage, Gestion écoresponsable ;

Coordonner la gestion logistique des résidences : état des lieux, nettoyage, mobiliers, laveries... Coordonner l'acquisition du mobilier administratif et scolaire.

ACTIVITES :

Activités principales

• Planifier, encadrer et coordonner les interventions d'une ou plusieurs équipes en matière de logistique et de services généraux : accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion du parc automobile, conduite automobile, nettoyage des locaux, manutention
• Piloter une enveloppe budgétaire liée à ses activités, élaborer, justifier et exécuter le budget du service
• Définir et conduire des politiques des achats et les procédures d'appel d'offre, gérer et suivre les marchés et contrats relatifs à la gestion matérielle de l'Ecole Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur site dans son domaine d'activité
• Contrôler le service fait des prestataires extérieurs (notamment propreté des lieux et installations)
• Gérer administrativement et techniquement le parc automobile : affectation des véhicules, entretien, réparation, budget, assurance
• Gérer des stocks : commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire
• Coordonner la gestion des déchets : collecte, transport, tri et traitement (papier, carton, métaux, mobilier...)
• Coordonner le bon fonctionnement matériel des résidences et la gestion des états des lieux
• Superviser le service de réservation des salles, la gestion de l'amphithéâtre Mérieux, la coordination et le bon déroulement des manifestations externes et internes
• Décliner la politique immobilière et mobilière par l'ajustement de l'organisation, le choix des outils, la définition des objectifs et le suivi des indicateurs
• Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires
• Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l'externe, s'assurer du relais des informations en interne
• Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets

Profil recherché :

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Techniques de management
• Marchés publics (connaissance générale), droit public, droit des contrats
• Méthodologie de la logistique (connaissance)
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (connaissance)
• Connaissances budgétaires générales
• Méthodologie de conduite de projet (connaissance approfondie)
• Pilotage des organisations (connaissance approfondie)
• Techniques de négociation (connaissance approfondie)
• Cadre légal et déontologique
• Techniques de conduite du changement
• Langue anglaise : B2 à C1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoirs-faire opérationnels

• Encadrer / Animer une équipe (application)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion)
• Concevoir et mettre en oeuvre des procédures et méthodes de travail
• Mettre en oeuvre les techniques d'animation de réunion
• Mobiliser et motiver une équipe autour d'un projet commun
• Intégrer les contraintes des services utilisateurs au planning des équipes
• Anticiper et régler les conflits au sein d'une équipe

Savoir Être

• Rigueur/fiabilité
• Sens de l'initiative / autonomie
• Savoir communiquer
• Savoir gérer les situations d'urgence
• Savoir rendre compte
• Capacité de conviction

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Description du service 

Sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice générale des services adjointe (DGSA) Recherche et simplification, le-la directeur-rice des Moyens Généraux assurer l’encadrement d’une trentaine d’agents répartis en 5 équipes, chacune dotée d’un-e chef-fe d’équipe ou de service : Logistique, Gestion de salles, Courrier, Nettoyage, Gestion éco-responsable avec l’appui d’une responsable administrative et une responsable technique.

Relations fonctionnelles :

- Ensemble des services : Scolarité et Vie étudiante, Recherche, Bibliothèque, Patrimoine, Sécurité, ENS Media, Affaires financières, etc. ;

- Relation forte avec la DGSA, la DRH et la médecine de prévention pour le suivi des agents et de leur carrière ;

- Pilotage des prestataires divers en lien avec la DGS et DGSA