Assistant de direction de l'éducation et de la direction des missions transversales

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Expert

Descriptif de l'emploi

Vous êtes à la recherche d’une opportunité pour valoriser vos compétences en coordination administrative, et appui transversal dans une collectivité territoriale dynamique ?
Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l’offre idéale pour vous !

Le Département du Rhône est une collectivité locale de 1800 agents, engagée au quotidien auprès de 1,9 million d’habitants.
Nous intervenons dans les domaines clés de la vie des Rhodaniens : éducation, santé, aménagement du territoire, culture et mobilité.

Le Pôle Éducation et Territoire accompagne les politiques éducatives, les dynamiques territoriales et les projets stratégiques en matière culturelle, sportive, agricole, liés aux transitions.
Au sein de la direction des missions transversales, nous recherchons notre futur assistant directeur éducation (H/F)

Du côté de la direction de l’éducation, l’équipe centrale est composée d’un adjoint au directeur, de 5 chefs de service en territoire, 1 chef de service gestion des collèges, 1 chef de service restauration scolaire, 1 gestionnaire éducation et 1 chargé de mission éducation sectorisation avec qui vous êtes amené(e) à travailler au quotidien et sous la responsabilité du Directeur de l’éducation. La direction rassemble aussi les agents du Département œuvrant dans les collèges (accueil, entretien, restauration).
Du côté de la direction des missions transversales, l’équipe est composée de 2 chefs de projet, d’une chargée de mission, d’un coordinateur numérique, d’une référente coordination et gestion budgétaire, d’une assistante.

Missions / conditions d'exercice

L’assistant est un support pour son manager et dans ce rôle de coordinateur, il doit assurer la continuité du bon fonctionnement du pôle Éducation et territoire. L’assistant pourra être amené à remplacer ponctuellement l’assistante du Directeur général adjoint lors de ses périodes d’absence, dans tout ou partie de ses missions.

1/ Assurer l’accueil physique et téléphonique, gestion de l’agenda :

• Assurer l’interface entre les directeurs (directeur de l’éducation, adjoint au directeur de l’éducation, directrice des missions transversales), le DGA, les autres directions/services du pôle et les partenaires extérieurs
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs des directions (partenaires, représentants institutionnels)
• Organiser le lien avec les élus à travers leurs assistants respectifs
• Assurer le suivi des agendas des directions du périmètre (direction de l’éducation et direction des missions transversales) et du calendrier des différents évènements

2/ Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus :

• Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
• Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
• Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions des directions
• Réaliser des recherches documentaires diverses

3/ Constitution et préparation des dossiers :

• Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
• Assurer le suivi des dossiers (respect des procédures, vérification, respect des délais)
• Rédiger des notes, synthèses, documents divers
• Participer activement au bon fonctionnement et à la bonne gestion du plan de classement.
• Suivre des projets et activités des directions (être un soutien auprès des managers dans les phases de planification et de déploiement)

4/ Coordonner les activités des directions du périmètre :

• Assurer le suivi des absences, des déplacements, le traitement du courrier, les commandes des fournitures
• Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes
• Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord, tableaux de pilotage
• Assurer la diffusion des communications et des informations
• Assurer la gestion des boîtes mails génériques lorsque nécessaire
• Être le réfèrent informatique et archivage pour les directions du périmètre

Profils recherchés

Pour réussir à ce poste, vous apportez :

• Votre sens du service et de la relation,
• Votre capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés,
• Votre discrétion et votre diplomatie,
• Votre rigueur, sens de l’organisation et autonomie,
• Votre capacité à vous adapter à des contextes et sujets diversifiés.

Vous connaissez les fonctionnements institutionnels, les protocoles internes et les règles administratives en collectivité.

Vous savez accompagner différents interlocuteurs dans leurs demandes, tout en veillant au respect des procédures.
Une expérience de 2 ans sur un poste similaire en collectivité serait un véritable atout.

Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d’une démarche pro-active et inclusive.

• Type de contrat : titulaire / contractuel
• Poste à temps plein – basé à Lyon
• Télétravail possible
• Catégorie B
• Cadre d’emploi : Rédacteur
• Groupe RIFSEEP : B3
• Rémunération selon grille indiciaire + avantages du Département
• Participation employeur :
o 75 % abonnement transport
o Carte restaurant prise en charge à 60 %
o Prestations sociales, culturelles, vacances, sportives…
• Outils utilisés : Pack Office, POS ACTES, GFD, ASTRE, KOLOK, OHRIS, PROGOS

Si vous êtes enthousiaste à l’idée de rejoindre une équipe engagée et d’apporter une contribution essentielle au fonctionnement du pôle Éducation et Attractivité, n’attendez plus !
Postulez dès maintenant et découvrez une collectivité attachée à la qualité du service public.

Pour aller plus loin, retrouvez-nous en images :

Découvrez vos futurs collègues :

Message du Directeur Général des Services & de la DRH :

Découvrez l’environnement de travail du Département :

Nous avons hâte de vous rencontrer et de vous compter parmi les membres précieux de notre collectivité !