Secrétaire de Coordination Institut des Agents Infectieux/ Centre de Biologie et Pathologie Nord/Groupement Hospitalier Nord

À propos de nous La Direction des Plateaux Médico-Techniques (DPMT) regroupe deux pôles d'activité médicale (PAM : le pôle imagerie et le pôle de biologie et anatomie pathologique (BAP). Le PAM BAP comprend des activités de biologie médicale, d'anatomie et cytologie pathologiques (ACP), de biotechnologies et des activités cliniques de consultation. Les différents services de biologie et ACP, constituent un laboratoire unique nommé Laboratoire de Biologie Médicale Multi-Sites (LBMMS) dont l'activité est articulée autour de 3 centres de biologie et pathologie (CBP) : Centre de Biologie et de Pathologie Nord (CBPN), Centre de Biologie et de Pathologie Sud (CBPS), Centre de Biologie et de Pathologie Est (CBPE). Il comprend aussi le service d'immunologie biologique de l'hôpital Edouard HERRIOT (HEH) et le service de biologie de la reproduction situé à l'HFME. Mission L'Institut des Agents Infectieux (IAI) regroupe les activités de Virologie, Bactériologie et Parasitologie-Mycologie en plateaux technologiques de biologie moléculaire, sérologie, séquençage, et en secteurs conventionnelles. A cela, s'ajoutent 4 Centres Nationaux de référence de Bactériologie et de Virologie. L'IAI est localisé sur le site de l'hôpital de la Croix-Rousse. Le secrétariat IAI se situe au 2ème étage du Centre de Biologie. Il est composé de 12 secrétaires assurant l'accueil physique et téléphonique et des activités plus spécifiques aux disciplines (bactériologie, virologie et myco-parasitologie), notamment en lien avec les différents Centre Nationaux de Références (CNR des staphylocoques, CNR des Légionnelles, CNR des Virus respiratoires dont Grippe et CNR des entérovirus). Les missions de votre futur poste : Sous la responsabilité du cadre supérieur, la coordinatrice du secrétariat de l'IAI joue un rôle central dans le pilotage et la gestion du secrétariat. L'encadrement direct d'une équipe de 12secrétaires, assurant ainsi la cohésion et l'efficacité des services. La mission principale est d'assurer une gestion optimale des secrétariats avec pour objectif d'améliorer l'efficacité de la réponse des services de l'institut des agents infectieux ; supervision de la programmation des rendez-vous et des activités en collaboration étroite avec l'équipe d'encadrement et les équipes médicales, échanges réguliers avec les services.

• Coordonner les activités des secrétariats sur l'institut des agents infectieux afin d'assurer un service performant.
• Encadrer et soutenir une équipe de secrétaires, favorisant un environnement de travail collaboratif et efficace.
• Gérer les aspects administratifs liés aux professionnels (recrutement, accompagnement, montée en compétences, plannings de travail, gestion des congés, des formations, évaluation, ...)
• Superviser la gestion des rendez-vous et des activités en lien avec l'équipe d'encadrement et les équipes médicales.
• Être force de propositions sur l'optimisation des RDV, flux patients, décrochés téléphoniques, suivi d'indicateurs.
• Assurer le suivi rigoureux des dossiers administratifs des patients, veillant à la précision et à la confidentialité des informations.

Ce rôle est essentiel pour soutenir les objectifs stratégiques de l'institut des agents infectieux, améliorant l'expérience patient et facilitant le bon déroulement des examens en biologie médicale, dans le respect de la politique HCL et dans le cadre des orientations de la Direction transversale Direction des Plateaux Médico techniques, en lien avec l'AAH du PAM Biologie- ACP. Profil

• Grade assistant administratif souhaité
• Compétences managériales : Expérience significative en gestion d'équipe, gestion proactive des conflits.
• Compétences relationnelles : Excellente capacité à communiquer et à entretenir de bonnes relations interpersonnelles, favorisant un environnement de travail harmonieux et productif.
• Sens de l'organisation : Aptitude à organiser, prioriser et déléguer efficacement les tâches pour assurer le bon fonctionnement.
• Capacité à accompagner les projets d'évolution du plateau médico-technique : expérience dans la gestion de projets.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels institutionnels : Compétence avérée dans l'utilisation des logiciels et outils informatiques spécifiques au secteur de biologie (GLIMS, Easily) serait un plus.
• Connaissance du fonctionnement de l'institution souhaitée.
• Dynamisme professionnel, ouverture d'esprit, adaptabilité, rigueur, loyauté.
• Respect strict du règlement intérieur