Responsable administratif (H/F)

À propos de nous L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels. L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective. Mission La Faculté de Médecine Lyon Est forme et accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de l'Internat. Elle forme également, via le service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours Initiation à la Recherche Biomédicale. Au sein de la Faculté de Médecine Lyon Est, équipes pédagogiques et administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiant.e.s. Description du poste : Sous la responsabilité de la Directrice Administrative Adjointe, la personne recrutée aura pour mission(s) la coordination du Service Sanitaire des Etudiants en Santé (SSES) entre les composantes de Santé. Le poste nécessite un travail en lien avec les scolarités des composantes santé et les enseignants, référents pédagogiques du SSES mais également avec le Rectorat et l'Agence Régionale pour la Santé (ARS) et de nombreux acteurs publics et privés (IREPS, MFR, DRAAF, SSU, responsables de réseaux, chefs d''établissements...). De plus, en tant que responsable de la scolarité du SEIS, la personne encadre et coordonne les activités du service, veille au respect de la réglementation et des procédures en vigueur, à leurs évolutions et leurs mises en oeuvre ainsi qu'à la qualité de l'accueil des usagers du service. Activités principales : Coordination du Service Sanitaire des Etudiants en Santé (SSES) :

• Préparation du Comité de Pilotage /Rédaction des comptes-rendus et suivi du plan d'actions
• Planification annuelle des activités d''enseignement mutualisée liées au SSES
• Gestion des appels à candidature aux formateurs et des relations pour toutes les interventions durant le SSES (sessions de formation et enseignement + jurys),
• Affectation des étudiants dans les terrains de stage auprès des différents acteurs : Rectorat - MFR - Enseignement agricole - SSU.
• Etude et démarchage de nouveaux acteurs (lieux d'accueil)
• Gestion et suivi des contacts téléphoniques et mails avec les structures d'accueil pour lien entre elles et les étudiants / et entre les structures d'accueil et les référents pédagogiques du SSES de chaque composante
• Organisation des jurys d''évaluation, des retours d''intervention et transmission des notes aux composantes
• Rédaction des prévisions et bilans du SSES

Ce poste bénéficie d'un renfort pour une assistance administrative : élaboration et suivi des conventions de stages, des attestations pour les enseignants et les étudiants, des dossiers de remboursement des frais de déplacement des étudiants, des services faits pour le paiement des vacations en lien avec la gestionnaire de scolarité et de paie du SEIS Responsable de la scolarité du service des études interdisciplinaires en Santé :

• encadrement des 8 gestionnaires de scolarité
• organiser et réguler l'activité
• coordonner les campagnes liées à la scolarité : candidatures, planning, M3C, suvi des bourses, césures...

Profil Compétences attendues :

• Savoir renseigner, accompagner et accueillir des publics
• Technique d'élaboration de documents (courriers, tableurs excel),
• Technique de rédaction de mails
• Savoir communiquer à l'oral comme à l'écrit
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir alerter et proposer des solutions opérationnelles et règlementaires
• Savoir travailler en équipe
• Compétences managériales
• Qualités d'organisation, rapidité d'exécution, rigueur
• Savoir rappeler les règles de l'Université et de la Composante en terme de scolarité

Connaissances :

• Connaissance du milieu universitaire
• Connaissances informatiques notamment Excel
• La connaissance des logiciels APOGEE et ADE serait un plus

Savoir être :

• Gestion du stress et rigueur
• Loyauté et diplomatie
• Autonomie
• Perspicacité et discrétion
• Réactivité

Poste à pouvoir dès le 01/09/2026 Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B Rémunération mensuelle brute: 2212.03€ En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université