CHARGE(E) D'ACCUEIL

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Experience souhaitée

Débutant

Descriptif de l'emploi

L' agent chargé d'accueil représente l'image de la Collectivité et de la Mairie auprès des usagers. Il accueille, oriente et renseigne le public et traite les appels téléphoniques entrants. Il traite également l'arrivée du courrier et prend en charge certaines tâches de secrétariat pour le service technique.

Missions / conditions d'exercice

1. Accueil
- accueil physique des visiteurs
- traitement des appels téléphoniques et mise en relation des correspondants (recevoir, filtrer, orienter)
- prise de rendez-vous pour les documents administratifs (CNI, passeports, attestations...)
- constitution des dossiers de demande de CNI, passeports, identités numériques et délivrance des documents
- renseignements sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- renseignements sur les formalités diverses (recensement, affaires militaires, service civique, Pacs, Mariage...)

2. Secrétariat
- gestion du courrier entrant et sortant
- enregistrement et numérisation du courrier arrivé
- répartition du courrier dans les services concernés

3. Activités complémentaires
- participation à l'organisation d'évènements et de manifestations locales, organisation, fonctionnement et suivi
- secrétariat du service technique : comptes rendus de réunions, bons de commande en lien avec les services techniques, coordination entre prestataires extérieurs et agents du service technique.

Profils recherchés

- connaissances des missions de secrétariat
- techniques d'accueil, règles de communication
- sens de l'organisation, méthode et rigueur
- sens du service public, qualités relationnelles (accueil et écoute)
- autonomie et initiative
- capacité à travailler dans l'urgence et gérer les priorités