Assistant Office Manager H/F
Crescendo Lyon Vaise, Agence d'Emploi, recrute un Assistant Office Manager H/F. Intégré au sein de l'entreprise, vous êtes un véritable point de contact pour les collaborateurs, visiteurs et prestataires, et contribuez au bon fonctionnement quotidien des locaux. À ce titre, vos principales missions :
- Gérer les courriers, courriels, colis, livraisons et courses, ainsi que le standard téléphonique.
- Accueillir les visiteurs et assurer la préparation des salles de réunion, y compris pour les visioconférences.
- Organiser et coordonner les besoins logistiques liés aux réunions : réservation de taxis, restaurants, plateaux repas, gestion des impressions, connexions et équipements nécessaires.
- Veiller au bon fonctionnement et à la bonne tenue des bureaux : gestion des commandes et des stocks, suivi des fournitures, équipements et espaces de convivialité.
- Assurer le suivi des interventions de maintenance et de dépannage, et coordonner les différents prestataires intervenant dans les locaux.
- Participer à la gestion des locaux : suivi des équipements, entretien, espaces communs et gestion des accès des nouveaux collaborateurs.
- Réceptionner et contrôler les factures liées au fonctionnement du bureau et assurer leur suivi avec la comptabilité et le responsable administratif.
- Participer à l'organisation et à la coordination d'événements professionnels : séminaires, réceptions, webinaires, buffets, etc.
- Contribuer à la mise en place et au suivi de tableaux de bord et d'outils permettant d'optimiser le suivi des commandes et des dépenses.
- Apporter un soutien administratif et opérationnel dans le cadre de travaux et d'aménagements des locaux : suivi des chantiers, coordination des intervenants, contrôle des accès et veille au respect des règles de propreté et de sécurité.
- Être l'interlocuteur privilégié des collaborateurs et prestataires pour toute problématique liée à la logistique, aux aspects techniques, à la sécurité ou aux bâtiments.
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