Assistant(e) de gestion Appels d'Offres temps partiel 80%

Pour un leader en ingénierie, et dans le cadre d'un contrat de 3 mois en vue de CDI, le cabinet Sigma Lyon recrute un(e) Assistant(e) de Gestion Appels d'Offres d'Agence à 80%. Vos missions : Vous êtes directement rattaché(e) au Directeur d'agence, vous prendrez en charge les missions suivantes :

• Support agence secrétariat et accueil : participer à la bonne organisation de l'agence et gérer l'accueil téléphonique et physique
• Réceptionner et réaliser le départ du courrier et des livraisons.
• Gestion du matériel et fournitures de l'agence: vérifier les stocks, passer des commandes d'approvisionnement.
• Organiser les déplacements professionnels des équipes.
• Être en relation avec certains sous-traitants des services généraux (nettoyage des locaux, photocopieuses).
• Elaborer des documents, supports ou comptes rendus de réunions dans le respect de la charte graphique.
• Assurer le support logistique lors de l'organisation de manifestations locales.
• Support administratif projet : participer aux tâches administratives relevant de la bonne réalisation des études
• Participer au montage administratif des Appels d'Offres.
• Envoyer des offres et des rapports (en papier ou sur des plateformes dématérialisées pour les AO).
• Réaliser les DICT (Déclaration d'intention de commencement de travaux) avec l'envoi de plans correspondants.
• Renseigner si nécessaire le logiciel de gestion de projets.
• Editer sur papier les rapports (reprographie).
• Etablir les factures et les acomptes selon les demandes, des chefs de projets et des ingénieurs d'études.
• Préparer et suivre les dossiers confiés, les classer et les archiver sur demande.
• Saisir les mises à jour des références et des CV pour les appels d'offres.
• Gérer les attestations OPQIBI (qualification métier).
• Support local services centraux : participer localement à la compréhension et à la mise en œuvre des procédures support nationales
• Etre le relais local des relations avec les services support centraux (diffusion d'information, assistance locale dans la compréhension et le respect des procédures, remontées des difficultés).
• Suivre les kms des véhicules et les transmettre au service comptabilité.
• Suivre les vérifications périodiques et veiller au respect des délais (vérifications électriques, entretien des extincteurs.).
• Suivre et programmer les visites médicales des collaborateurs de l'agence.
• Accueillir les nouveaux embauchés (présentation de l'agence, édition du livret d'accueil.).

• 2 ans d'expérience
• Formation BAC+2 Assistanat de Gestion
• Permis B car petits déplacements à prévoir (courriers, drive…)