Responsable équipe dépenses - h/f

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

Au sein de la Direction des Achats et des Finances (DAF), l'équipe Dépenses fonctionne comme un Centre de Services Partagés (CSP) garantissant la qualité de la gestion financière des services d'appui rattachés à la Direction Générale des Services (budget global d'environ 15 M€).

En tant que Responsable d'équipe, vous assurez le management de proximité, le suivi et l'exécution budgétaire ainsi que le contrôle de l'exécution des marchés publics.

Vous assurez un rôle clé d'interlocuteur privilégié et d'interface permanente entre l'ensemble des équipes de la DAF et les directions/services métiers du périmètre (Patrimoine, DSI, Moyens Généraux, Accueil et sécurité, Reprographie, Prévention, Santé, Handicap, Voyages). Vous travaillez en lien constant avec le Service Achats-Marchés (SAM) et le Service Facturier (SFACT) pour garantir la fluidité et la conformité de toute la chaîne de la dépense.

Vous participez activement aux dialogues de gestion, à la co-construction du budget et au pilotage budgétaire pour les services dont vous avez la charge. Vous menez des analyses de coûts, pilotez le traitement des charges à payer (CAPAC) de fin d'exercice de l’établissement et assurez l'ingénierie financière de partenariats majeurs (notamment le contrat de partenariat en lien avec la Dir Pat et la COMUE).

ACTIVITES PRINCIPALES :

1. Management de proximité & Animation du Centre de Services Partagés

• Encadrer, animer et organiser l'activité d'une équipe de 3 gestionnaires (catégories B et C).
• Répartir la charge de travail, fixer les objectifs opérationnels et accompagner la montée en compétences de l'équipe au quotidien.
• Assurer la cohésion d'équipe, veiller au respect des calendriers de gestion et diffuser la réglementation financière auprès des agents.

2. Interface DAF / services métiers & dialogues de gestion

• Relais & coordination DAF-Métiers : être le point de contact privilégié et faire le lien permanent entre toutes les équipes de la DAF et les directions/services pris en charge, afin d'assurer une communication fluide et un accompagnement sur mesure.
• Dialogues de gestion : participer activement à l'ensemble des dialogues de gestion avec la DAF et la DGS sur son périmètre
• Accompagnement budgétaire : co-construire et piloter le budget avec les directeurs et responsables de service lors des différentes phases réglementaires (Budget Initial et Budgets Rectificatifs), suivre l’exécution et la justification des financements externes des opérations du périmètre
• Reporting & tableaux de bord : concevoir des indicateurs clés de performance et transmettre des situations budgétaires régulières aux directeurs/responsables de service

3. Partenariats stratégiques, marchés publics & analyse des coûts

• Lien permanent avec le Service Achats-Marchés (SAM) & le Service Facturier (SFACT) : assurer une liaison constante et étroite avec le SAM et le service facturier dans l'exercice quotidien des missions de l'équipe (résolution des litiges, pénalités, suivi des engagements, révision des prix, fluidification de la chaîne de paiement)
• Contrat de partenariat (COMUE) : piloter l'exécution financière du contrat en lien avec la Dir Pat et la COMUE (gestion et suivi de la redevance de base, révisions contractuelles, suivi du FTM, évaluation de l'impact financier des fiches de travaux modificatifs sur le loyer de base)
• Analyse financière & contrôle de gestion : réaliser des analyses financières sur l'évolution des coûts dans votre périmètre d'action (fluides, marché gardiennage, Contrat de partenariat, suivi des dépenses pour la location des salles...)

4. Clôture financière, contrôle interne & qualité comptable

• Pilotage des Charges À Payer (CAPAC) : piloter et coordonner de façon rigoureuse le processus de clôture d'exercice en identifiant, évaluant et comptabilisant les charges à payer avec l'équipe et les services métiers, ainsi qu’avec les quelques autres services de l’établissement concernés (DRH, service concours…)
• Contrôle interne & qualité comptable : garantir la qualité des engagements juridiques (vérification de la nomenclature NACRES, imputations comptables, TVA, clôtures d'EJ) pour sécuriser la fiabilité des données financières sur son périmètre
• Inventaire & immobilisations : superviser la saisie de l'inventaire des dépenses d'investissement dans GFC et assurer la liaison avec l'équipe recettes/immobilisations pour la mise en service des équipements ou travaux
• Amélioration continue : proposer des simplifications de procédures, réaliser du benchmarking auprès d'autres EPSCP et participer à l'optimisation des modes de fonctionnement du service

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Réglementation financière publique : maîtrise de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) appliquée aux EPSCP
• Clôture budgétaire & comptabilité : maîtrise des mécanismes de fin d'exercice (CAPAC, inventaire, rattachements) et de la fiscalité (TVA)
• Commande publique : connaissance approfondie des marchés publics et de l'exécution des contrats complexes (PPP / Contrats de partenariat)
• Systèmes d'information : maîtrise d'Excel (TBD, formules avancées) et des logiciels financiers publics (GFC - cocktail, Nuxeo,)

Savoirs faires opérationnels :

• Capacités confirmées en management de proximité et animation de collectif
• Aptitude avérée d'interface, de médiation et de coordination entre services centraux (DAF, SFACT, SAM) et directions opérationnelles
• Expertise en pilotage budgétaire, tenue de tableaux de bord et gestion des travaux de fin d'exercice (CAPAC)
• Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse et aptitude à la conduite du changement

Savoir être :

• Sens du service public
• Aisance relationnelle & sens du dialogue : capacité à créer du liant, à communiquer avec pédagogie et diplomatie avec des interlocuteurs variés
• Management : capacité à mobiliser son équipe
• Rigueur, réactivité & sens de l'organisation : rigueur dans le suivi des dossiers financiers et gestion efficace des échéances réglementaires, dans un cadre parfois complexe et contraint

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Rattachement hiérarchique : sous l'autorité de la Responsable du Service Exécution de la Dépense et de la Recette (SDR).

Composition de l'équipe : encadrement direct de 3 agents (2 de catégorie B, 1 de catégorie C) au sein d'un service de 8 ETP.

Relations fonctionnelles clés : interlocuteur régulier des Directeurs/responsables de service de la DGS, de la DGSA en charge en charge de la recherche et de la simplification, lien permanent avec les services de la DAF : le service Achats-Marchés (SAM) et le service pilotage budgétaire et gestion des contrats ainsi que le service Facturier (SFACT) à l’agence comptable, COMUE et fournisseurs.