ASSISTANT POLE DEPLACEMENTS - CABINET (F/H)
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) à l’unité déplacements et RP au sein du cabinet du Président, vous serez chargé(e) d’assurer des missions de secrétariat.
Résidence administrative du poste : LyonMissions / conditions d'exercice
Les activités principales sont les suivantes :
- Accueil téléphonique (filtrage et orientation d’appels, prise de messages)- Préparation, mise en forme et adaptation de courrier-type
- Prise en charge du courrier arrivée et/ou départ, suivi des parapheurs
- Saisie et mise à jour de tableaux
- Classement, photocopies, archivage
- Fonction de relais
- Gestion de la logistique du service Les activités spécifiques ou transversales : Dans le cadre des déplacements du Président : - Réalisation des travaux de recherches ponctuelles d’information en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs
- Rédaction des fiches récapitulatives
- Préparation et constitution de dossiers administratifs Des déplacements sont à prévoir sur la Région Auvergne Rhône Alpes lors de grands évènements (vœux, salon de maires à Paris, sommet de l’élevage ou encore le salon de l’agriculture)
Possibles dépassements horaires. Le contenu des missions est susceptible d’évoluer en fonction des évolutions de l’organisation du service.
Profils recherchés
SAVOIRS et SAVOIR FAIRE
Maîtriser l’orthographe et la syntaxeConnaître l’institution et ses procédures
Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement…)
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication
Maîtriser l’usage d’applicatifs et de logiciels spécifiques
Savoir gérer les urgences et les priorités
Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l’organisation de réunions SAVOIR-ETRE :
Rigueur et qualités d’organisation
Sens du travail en équipe
Qualités relationnelles
Adaptabilité
Discrétion
Disponibilité
Polyvalence
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